Secretaria(o) de Dirección

La Escuela de Nutrición y Dietética de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile, le invita a participar en el proceso de selección del cargo Secretaria(o) de Dirección, que tiene por objetivo apoyar labores de dirección, tanto académicas como administrativas, asistiendo y organizando agendas y actividades de nivel directivo. Además de apoyar las labores docentes de académicos del organismo o unidad, en relación a los trabajos de secretariado necesarios para el buen desenvolvimiento de la docencia a todo nivel.

FUNCIONES FRECUENTES

• Realizar la atención telefónica tanto desde como hacia la unidad:

• Realizar llamadas.

• Tomar y entregar mensajes.

• Transferir llamadas.

• Organizar y coordinar la agenda de reuniones de la jefatura del área.

• Citar a las personas que deben asistir a la reunión y confirmar su asistencia.

• Preparar la sala de reuniones, con los equipos necesarios (instalar video, televisión, data y notebook, según lo requerido).

• Redactar y responder oficios/cartas que solicite la jefatura.

• Enviar y responder correos electrónicos.

• Organizar trámites bancarios encomendados

• Recepcionar documentos administrativos.

• Recibir y despachar correspondencia.

• Realizar seguimiento de la documentación despachada.

• Atender público en general, estableciendo prioridades.

• Mantener ordenado los documentos mediante un sistema de archivo.

• Gestionar compras a través del portal de servicios, o en los casos que se requiera, directo con Recursos Humanos.

FUNCIONES OCASIONALES

• Administrar Fondo Fijo, rendición mensual.

• Realizar solicitudes de stock de materiales que permitan un adecuado funcionamiento en el departamento o dirección.

• Mantener actualizado manual de decretos, circulares y resoluciones.

• Soporte informático y computacional modo usuario

• Organización de bodega e inventario

• Realizar cualquier labor encomendada por su jefatura a cargo que tenga relación con el área al que pertenece.

• Supervisar orden e higiene de las dependencias de la unidad.

• Gestionar el uso de la sala de reuniones de la unidad.

• Administrar material de escritorio y equipos de apoyo docente de la unidad.

• Gestionar fotocopias solicitadas por docentes de la carrera.