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Secretaria(o) Administrativo

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1 VacanteFinaliza en 6 díasSé uno de los primeros Sé uno de los primeros
  • Jornada Completa
  • Administrativo
  • Región Metropolitana de Santiago
  • Independencia
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La Escuela de Medicina de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile le invita a participar en el proceso de selección del cargo Secretaria(0) Administrativa(o) que tiene por objetivo Realizar tareas administrativas y proporcionar asistencia en las distintas actividades docentes

FUNCIONES FRECUENTES

Contratos a honorarios de profesores para asignaturas de pregrado de la carrera de medicina:

  • Revisar la necesidad de contratación de docentes a honorarios o productividades, con las secretarias docentes de campo clínico

  • Recopilar y revisar los antecedentes y  documentos de los profesores a contratar.

  • Realizar la solicitud en el portal de servicio, para la gestión de convenios de honorarios o productividades

  • Hacer seguimiento a las solicitudes y coordinar con secretarias docentes y/o profesores a contratar la entrega de los documentos en los plazos establecidos,

  • Mantener actualizada la planilla de datos de profesores a honorarios y productividades.

  • Resolver dudas y orientar a las secretarias docentes sobre el proceso de convenios de honorarios.

Atención a público:

  • Atender a la comunidad universitaria y público en general que acude a la escuela de medicina ya sea de forma personal, telefónica o vía correo electrónico

Logística y operación:

  • Construcción anual de planilla de insumos para la docencia de pregrado

  • Gestionar los cometidos  estudiantiles, funcionarios y académicos en el portal  de servicios.

  • Despachar, recibir y archivar correspondencia.

  • Mantener actualizado el correo y número de contacto del Equipo Directivo de la Facultad o    Directoras/es de Departamentos e Institutos, secretarias docentes.

  • Gestionar solicitudes, cotizaciones, compras, reserva de lugares y coffee break para reuniones, conferencias o talleres cuando corresponda, en el portal de servicio

  • Gestionar vales y pedidos de gas

  • Mantener un adecuado stock de materiales, para el funcionamiento de la unidad

  • Coordinación de horario de Salas de la Escuela

  • Llevar registro de solicitudes de fotocopias a XEROX y DECSA

  • Llevar el registro del inventario bienes de la Escuela de medicina

  • Solicitar en el portal de servicios actividades de mantención tales como: limpieza de vidrios, traslado de muebles, etc.

FUNCIONES OCASIONALES

Gestión académica

  • Apoyar en la preparación y distribución de las planillas de campos clínicos y distribución de nóminas de cursos e internados

  • Usar plataformas U-campus y U-cursos

  • Participar como secretaria en la rendición de ensayos y/o EUNACOM

  • Realizar otras labores de secretaría cuando sea requerido

  • Reservar auditorios

  • Ingresar y hacer seguimiento de solicitudes en el portal de transporte

  • Atender los requerimientos de la Asesora de gestión de la Escuela de medicina

  • Ir a campus clínicos y realizar las solicitudes emanadas desde la Escuela de Medicina.

Perfil deseado

ESTUDIOS FORMALES:

  • Mínimo Indispensable: Técnico Profesional

  • Deseable: Secretaria, secretaria ejecutiva, técnico en administración, secretaria computacional o secretaria ejecutiva bilingüe

EXPERIENCIA:

  • Al menos 1 año en labores similares.

CONOCIMIENTOS INDIPENSABLES:

  • Office nivel intermedio (Outlook, Word, Excel y PPT)

  • Atención telefónica y vía correo electrónico

  • Manejo de herramientas de Google suites

CARACTERISTICAS PERSONALES Y HABILIDADES:

  • Autonomía

  • Buenas relaciones interpersonales

  • Proactividad

  • Flexibilidad

  • Trabajo en equipo

  • Planificación y organización

  • Comunicación efectiva

  • Persuasión / negociación

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Empleo inclusivo

  • Experiencia desde 1 años
  • Estudios mínimos: Técnico medio/ colegio técnico
  • Graduado

Ubicación del empleo

La ubicación del empleo es referencial

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