
Secretaria(o) Administrativo
- Jornada Completa
- Administrativo
- Región Metropolitana de Santiago
- Independencia
La Escuela de Medicina de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile le invita a participar en el proceso de selección del cargo Secretaria(0) Administrativa(o) que tiene por objetivo Realizar tareas administrativas y proporcionar asistencia en las distintas actividades docentes
FUNCIONES FRECUENTES
Contratos a honorarios de profesores para asignaturas de pregrado de la carrera de medicina:
Revisar la necesidad de contratación de docentes a honorarios o productividades, con las secretarias docentes de campo clínico
Recopilar y revisar los antecedentes y documentos de los profesores a contratar.
Realizar la solicitud en el portal de servicio, para la gestión de convenios de honorarios o productividades
Hacer seguimiento a las solicitudes y coordinar con secretarias docentes y/o profesores a contratar la entrega de los documentos en los plazos establecidos,
Mantener actualizada la planilla de datos de profesores a honorarios y productividades.
Resolver dudas y orientar a las secretarias docentes sobre el proceso de convenios de honorarios.
Atención a público:
Atender a la comunidad universitaria y público en general que acude a la escuela de medicina ya sea de forma personal, telefónica o vía correo electrónico
Logística y operación:
Construcción anual de planilla de insumos para la docencia de pregrado
Gestionar los cometidos estudiantiles, funcionarios y académicos en el portal de servicios.
Despachar, recibir y archivar correspondencia.
Mantener actualizado el correo y número de contacto del Equipo Directivo de la Facultad o Directoras/es de Departamentos e Institutos, secretarias docentes.
Gestionar solicitudes, cotizaciones, compras, reserva de lugares y coffee break para reuniones, conferencias o talleres cuando corresponda, en el portal de servicio
Gestionar vales y pedidos de gas
Mantener un adecuado stock de materiales, para el funcionamiento de la unidad
Coordinación de horario de Salas de la Escuela
Llevar registro de solicitudes de fotocopias a XEROX y DECSA
Llevar el registro del inventario bienes de la Escuela de medicina
Solicitar en el portal de servicios actividades de mantención tales como: limpieza de vidrios, traslado de muebles, etc.
FUNCIONES OCASIONALES
Gestión académica
Apoyar en la preparación y distribución de las planillas de campos clínicos y distribución de nóminas de cursos e internados
Usar plataformas U-campus y U-cursos
Participar como secretaria en la rendición de ensayos y/o EUNACOM
Realizar otras labores de secretaría cuando sea requerido
Reservar auditorios
Ingresar y hacer seguimiento de solicitudes en el portal de transporte
Atender los requerimientos de la Asesora de gestión de la Escuela de medicina
Ir a campus clínicos y realizar las solicitudes emanadas desde la Escuela de Medicina.
Perfil deseado
ESTUDIOS FORMALES:
Mínimo Indispensable: Técnico Profesional
Deseable: Secretaria, secretaria ejecutiva, técnico en administración, secretaria computacional o secretaria ejecutiva bilingüe
EXPERIENCIA:
Al menos 1 año en labores similares.
CONOCIMIENTOS INDIPENSABLES:
Office nivel intermedio (Outlook, Word, Excel y PPT)
Atención telefónica y vía correo electrónico
Manejo de herramientas de Google suites
CARACTERISTICAS PERSONALES Y HABILIDADES:
Autonomía
Buenas relaciones interpersonales
Proactividad
Flexibilidad
Trabajo en equipo
Planificación y organización
Comunicación efectiva
Persuasión / negociación
Empleo inclusivo
- Experiencia desde 1 años
- Estudios mínimos: Técnico medio/ colegio técnico
- Graduado
Ubicación del empleo
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