Secretaria Administrativa

La Facultad de Ciencias de la Universidad de Chile se encuentra en proceso de búsqueda de dos Secretarias Administrativas, para desempeñarse en las siguientes unidades: Dirección de Extensión y Dirección Económica y Administrativa.

Funciones

• Atención telefónica: Realizar llamadas, Tomar mensajes Y Transferencia de llamadas.

• Redactar oficios, informes y todo tipo de documentos relacionados con el quehacer institucional.

• Administrar la correspondencia tanto física como electrónica despacho, recepción, mantener ordenado los archivos de correspondencia.

• Mantener ordenado los documentos mediante un sistema de archivo.

• Realizar seguimiento de las solicitudes de los Académicos, Personal de Colaboración, Estudiantes, etc.

• Brindar apoyo Administrativo a Unidades y Direcciones de la Facultad.

• Atención a la comunidad universitaria, de forma personal, telefónica, plataformas y vía correo electrónico

• Mantener actualizada las bases de datos de actividades de alumnos y docentes de las asignaturas

• Preparación y distribución de material realizar fotocopiado de material, entregar material, en caso de que corresponda.

• Difundir información.

• Organizar y coordinar la agenda de reuniones del Director (a) o Jefatura, preparar la sala de reuniones con los equipos necesarios, citar a las personas que deben asistir a la reunión y confirmar su asistencia.

• Gestionar las solicitudes de compras, mantención, etc.

• Mantener stock de materiales permanente para cubrir las necesidades de la Dirección.

• Realizar funciones que sean solicitadas por su superior y que tengan relación con el ámbito que desempeña.