Recepcionista y Asistente Administrativa(o)

Empresa de Ingeniería representante de equipos industriales requiere de Recepcionista Administrativa(o).

Algunas de las labores a realizar:

a)   Recibir las visitas entrantes, asistirlas en todo momento y también en el caso que tengan reuniones con Gerencia.

b)    Recibir las llamadas telefónicas y transferir al departamento correspondiente.

c)    Es de su responsabilidad responder citófono exterior, abrir la puerta vigilando cuidadosamente el ingreso del personal y visitantes.

d)    Es la responsable de abrir el portón de ingreso de vehículos de Gerencia, visitas.

e)   Durante el día laboral es quién tiene a su cuidado las llaves del portón de ingreso de vehículos, llaves de espacio común(cocina) y de muebles debiendo estas retornar a manos de Jefa de administración.

f)     Administración de insumos de oficina y aseo.

g)   Apoyo al área de RRHH correspondiente al envío de licencias médicas, certificados, nexos con los trabajadores.

h)   Asistir a la gerencia en labores administrativas, coordinación de reuniones, viajes y llamadas telefónicas.

i)     Apoyo en verificación de mantenciones dentro de la oficina.

j)     Realizar inventario de artículos de escritorio, aseo y otros.

k)    Realizar cotizaciones, ya sea por mantenciones, insumos de aseo, oficina y otros.

l)     Realizar emisión de órdenes de compra a proveedores.

m)  Apoyo en las áreas de despacho de ser necesario.

n)     Apoyar y colaborar en las labores de aseo y mantención de las instalaciones cuando sea necesario, especialmente en ausencia del personal de aseo designado para dichas funciones. Entre estas tareas se consideran la limpieza de baños, vaciado de papeleros, aseo de escritorios, limpieza de la cocina, trapeado de pisos y otras labores afines.

o)    Realizar diversas tareas del área administrativa, según lo ordenado por su jefe directo.

p)   Informar a su jefatura inmediata de algún desperfecto en cualquiera de las instalaciones

de la empresa.

q)   Mantener la seguridad siguiendo los procesos y el control de acceso, reportar la actividad sospechosa en caso de ser detectada.

r)       Realizar otras tareas administrativas, tales como fotocopiado, impresión y archivo de documentos; preparar los archivadores para el nuevo mes; guardar y etiquetar en cajas los archivadores correspondientes al año anterior, entre otras funciones afines al cargo.

s)    ordenar y distribuir los emails entrantes, preparar el correo saliente.

t)    Mantener el área de recepción limpia y ordenada.

u)   Salir a terreno y pagar cuentas de la empresa, ir al banco a realizar depósitos de pagos a proveedores y otros.