Asistente Administrativo/a

Misión del cargo:

El cargo de asistente  del Sistema de práctica requiere capacidades relacionales y de manejo de información para proveer apoyo a coordinadores, docentes tutores y estudiantes. Realiza acciones para ocho programas de formación de la Facultad impactando directamente a más de 100 docentes tutores e indirectamente a más de 1500 estudiantes, profesores colaboradores. Conforma también las comunicaciones con cerca de 500 establecimientos escolares en la Región Metropolitana.

Principales responsabilidades:

1.- Atención de alumnos y público en general (orientación, información) en relación con los procesos que se relacionan con las prácticas. 

2.- Atender y realizar llamadas telefónicas. 

3.- Mantener actualizado el registro de Colegios, Participantes y Autoridades que pertenecen a la Red de Práctica.

4.- Correspondencia a todos los actores de la Red de Práctica a través de correos masivos en plataforma Airtable (cartas de solicitud de cupos, constancias de participación, etc.).

5.- Actualización y mantención del sistema de información en plataformas y documentos que establece el Sistema de prácticas. 

6.- Realizar nexo entre alumnos en Práctica y Docentes tutores en comunicaciones y documentación (cartas, correos, etc.).

7.- Cubrir las necesidades del equipo de Docentes tutores de todos los Programas en tareas administrativas determinadas por las coordinaciones de prácticas en coordinación con Jefatura de Sistema de prácticas.

8.- Cotización y compra de material que será usado en Sistema de prácticas realizando compras en ERP, gestionando reembolsos y otros.

9.- Organizar y proveer material a los estudiantes que serán usados en la Práctica según indicaciones de las coordinaciones de prácticas en coordinación con Jefatura de Sistema de prácticas.

10.- Apoyo a la gestión de la realización de los eventos de Sistema de prácticas (cotización, postulación, registro, gestión de mobiliario y otros).

11.- Reserva de salas para clases de talleres y reuniones de Práctica de todos los programas.

12.- Participar en reuniones del equipo, gestionando reserva de sala, coffe, materiales, otros.

13.- Monitoreo de asignación de salas y equipos para las cátedras de práctica en todos los Programas.

14.- Gestión correspondencia y dominio de datos mediante uso de tecnología que haga los procesos eficaces. 

15.- Mantención y actualización de actas de reuniones de coordinación de todo tipo, alimentando la Base de conocimiento de Sdep. 

16.- Velar por el monitoreo de todas las actividades que se desarrollan por parte del equipo central de Sistema de prácticas. 

17.- Gestionar los procesos de comunicación y registro de información de concursos de docentes tutores para su contratación.

18.- Registrar y llevar la agenda de Sistema de prácticas a nivel general.