Secretaria Ejecutiva

OBJETIVO DEL CARGO

Apoyar de manera integral las labores administrativas, académicas y de gestión de los Departamentos de: (a) de Gestión Forestal y su Medio Ambiente, y (b) Desarrollo en Productos Forestales, colaborando en la administración de proyectos, la gestión documental y financiera, y la atención a estudiantes, académicos y colaboradores externos. Contribuir al funcionamiento eficiente de los Departamentos y al cumplimiento de sus objetivos en docencia, investigación, innovación y vinculación con el medio.

FUNCIONES

• Colaborar en la coordinación de actividades docentes de los Departamentos, incluyendo horarios, salas, actas de notas y apoyo a los académicos responsables.

• Apoyar en la preparación y difusión de materiales informativos, presentaciones y contenidos de divulgación vinculados a las actividades de los Departamentos.

• Redactar, revisar y transcribir todo tipo de documentos, oficios, convenios, cartas y correspondencia institucional que le encomiende su jefatura, velando por la corrección formal y ortográfica.

• Coordinar aspectos logísticos de actividades realizadas fuera del recinto universitario, tales como visitas técnicas, ferias, talleres y seminarios.

• Efectuar la tramitación interna de la documentación (distribución, vistos buenos, firmas y otros), conforme a los procedimientos y plazos establecidos por la Facultad y la Universidad.

• Mantener un sistema de registro, control y conservación de la documentación que ingresa o egresa de los Departamentos, resguardando su adecuada organización y archivo.

• Atender público, tanto de manera presencial como telefónica o digital, canalizando las consultas y derivando oportunamente la información a las instancias correspondientes.

• Coordinar y gestionar la agenda de reuniones internas de los Departamentos, incluyendo la preparación de salas, envío de convocatorias, apoyo logístico y registro de actas cuando corresponda.

• Apoyar en la gestión administrativa, técnica y documental de los proyectos desarrollados por los académicos adscritos a los Departamentos, colaborando en la elaboración de informes, control de gastos, coordinación de actividades y cumplimiento de plazos establecidos.

• Realizar órdenes internas relativas a convenios de honorarios, adquisición de insumos y materiales de oficina, viáticos y otros requerimientos necesarios para el correcto funcionamiento del Departamento.

• Administrar la caja chica de los Departamentos, manteniendo un registro actualizado de los movimientos contables y efectuando las rendiciones conforme a las planillas y procedimientos internos establecidos.

• Confeccionar planillas de control financiero (fondos fijos, giros a rendir, rendiciones, entre otros), asegurando la exactitud de la información y la trazabilidad de los recursos.

• Solicitar las mantenciones y reparaciones menores que requiera la Unidad, en coordinación con la Unidad de Mantención verificando su correcta ejecución.

• Asignar y supervisar las labores del personal auxiliar de servicio adscrito a los Departamentos, asegurando la correcta ejecución de las tareas y el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene.

• Apoyar a las distintas áreas de los Departamentos en todas aquellas tareas o requerimientos que se relacionen con sus competencias y responsabilidades.

• Cumplir las instrucciones y directrices que impartan sus jefaturas directas (Directores de Departamento), contribuyendo activamente al funcionamiento eficiente y armónico de la Unidad.