Asistente Ejecutivo/a - Escuela de Medicina

Misión del cargo:
Asistir en las tareas ejecutivas y administrativas que se requieran para poder cumplir con los diferentes requerimientos, académicos, administrativos y operacionales, con el propósito de lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de la unidad, así como coordinar las actividades protocolares de la Unidad.

Principales responsabilidades:
- Apoyar en la gestión: atención y manejo de temas de gestión; revisar facturas, tramitar firmas de autorización, generar órdenes de pago y derivarlas a la unidad de gestión correspondiente; seguimiento de pagos cursados, apoyándose en las herramientas de gestión disponibles; planificar, organizar y controlar el uso de recursos disponibles en la unidad (materiales; solicitar y coordinar servicio de mantención, reparaciones y recursos informáticos).
- Apoyar en actividades académicas de Departamentos: coordinación y centralización de actividades de áreas académicas de la unidad; generar informes administrativos, presentaciones, entre otros documentos requeridos por la jefatura; organizar, coordinar y atender reuniones y otras actividades de la unidad; atención público y teléfonos (personas externas e internas); dar soporte administrativo en proceso de acreditaciones; toma de apuntes y generar actas de las reuniones de su unidad.
- Actividad de apoyo a Recursos Humanos: registrar e informar permisos a congresos, cursos, vacaciones u otras ausencias de los académicos; conocer los procesos, manejo de fechas, tipo de documentos, manejo de plazos ya sea por contratos, salidas, estadías en el extranjero, etc. derivado de las actividades de académicos de su unidad.
- Manejos de sistemas: manejar los sistemas atingentes a la unidad. Por ejemplo: ERP, Banner, Delta, entre otros.
- Mantener actualizada la base de datos de residentes, asegurando la integridad de la información personal, contractual y académica de cada integrante.
- Revisar y completar las planillas de asistencia diaria y rotaciones, consolidando la información para remitir reportes mensuales detallados a la oficina de Postgrado.
- Administrar el registro de calificaciones y evaluaciones periódicas, gestionando el envío oficial de notas para el cumplimiento de los requisitos.
- Revisar y validar el registro de horas extras y turnos adicionales, garantizando que el reporte para nómina o compensación sea preciso.
- Documentar y validar la participación de los residentes en actividades complementarias (congresos, talleres, investigación) para su incorporación al expediente profesional.
- Apoyo Administrativo relacionado con el envío de nóminas RAD Becados, rotaciones UC en campos clínicos externo y en pasantías/fellow/Estadía de Perfeccionamiento.
- Apoyar en la gestión administrativa que sea requerida por los Jefes de divisiones, departamentos o programas según se requiera.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad