Asistente Ejecutivo/a - Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos (Jornada completa)

Se requiere cargo de Asistente Ejecutivo/a en Jornada completa para desempeñar funciones en la Dirección de Adquisiciones y Gestión de Contratos, de la Universidad de Concepción.

Funciones:

• Realizar las actividades administrativas encomendadas por la jefatura directa, así como aquellas relacionadas con el buen funcionamiento de la Unidad en que se desempeña.

• Atender y solucionar en forma oportuna y eficiente las consultas y problemas de los clientes tanto internos como externos al Organismo.

• Velar por la calidad del trabajo realizado.

• Revisar los procedimientos utilizados en su área de trabajo y proponer los cambios pertinentes para mejorar el trabajo dentro del Organismo.

• Realizar otro tipo de actividades encomendadas por el Jefe Directo, relacionadas con el ámbito de acción a su cargo.

• Apoyar en la ejecución de las operaciones administrativas conforme las normas y procedimientos establecidos por la Dirección.

• Efectuar apoyo administrativo en la gestión de personas de la Dirección y sus correctos respaldos en la plataforma SISPER u otra habilitada por la Institución.

• Gestionar y administrar la caja chica de la Dirección.

• Realizar tareas de soporte contable en las operaciones de Comercio Exterior y su correcta imputación en el ERP SAP.

• Administrar y gestionar en base al procedimiento institucional, las boletas y/o documentos en garantía relativas a los contratos gestionados por la Dirección.

• Ejecutar las actividades administrativas relacionadas al procedimiento institucional de arrendamiento de bienes inmuebles.

• Apoyar en la organización y gestión de la agenda de sus o sus superiores, ayudándoles a organizar y jerarquizar las actividades.

• Redactar documentos y comunicaciones a nombre de la Dirección.

• Elaborar los documentos que le soliciten en distintos formatos, como hojas de cálculo, memos, formatos y cartas. Del mismo modo, manejará bases de datos de la Dirección y extraerá información de la misma.

• Usará software especializado a un nivel intermedio que le sean proporcionados para el correcto desarrollo de sus funciones.

• Organizar reuniones y conferencias, administrando los recursos disponibles -computadoras, micrófonos, proyectores entre otros.

• Almacenar y custodiar los documentos de respaldo de la Dirección.

• Apoyar la implementación de planes del área de acuerdo con los objetivos estratégicos y estándares de calidad de la Unidad y Dirección.

• Apoyar en el correcto uso de recursos para ejecutar los planes del área, optimizando los bienes e insumos disponibles.

• Asegurar el cumplimiento de los procesos y procedimientos administrativos.

• Demostrar e influir en el cumplimiento de los estándares de la Unidad, reglamentos, normas y procedimientos UdeC vigentes.

• Realizar un trabajo colaborativo con las unidades de la Dirección.

• Cualquier otra función que requiera la Dirección.

* Código de publicación: 2025/130.

** El cargo se desempeñará en la ciudad de Concepción.