Asistente Administrativa

OBJETIVO DEL CARGO:

Responsable de la atención de visitantes y Clientes que ingresan a la oficina, así como gestionar las llamadas telefónicas, correspondencia y otras funciones administrativas básicas que garanticen el buen funcionamiento de la recepción.

Su labor está orientada a efectuar actividades administrativas, bajo instrucciones precisas.

FUNCIONES:

1.            Cumplir cabalmente todas las definiciones y directrices de la Empresa, lo cual está establecido en el Reglamento de Trabajo, políticas y documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC); tales como procesos, subprocesos, instructivos, formatos y registros, entre otros.

2.            Mantener el área de recepción limpia, ordenada y presentable.

3.            Ejecutar tareas de dificultad rutinaria, prestando servicio y apoyo administrativo, en las diferentes áreas de trabajo.

•             Digitalización, archivo o envío de documentos.

•             Recepción y despacho de correspondencia, si aplica. (mensajería, paquetes).

•             Elaboración de reportes, archivos, orden, presentaciones u otro entregable.

•             Recopilar y procesar información que le encarguen

•            

4.            Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas (federal Access)

•             Atención personal que viene a entrevistas.

·         Orientar a colaboradores, Clientes y visitas.

1.      Atender presencial y telefónica al Clientes y visitas sobre:

·         Horarios y canales de atención.

·         Ubicación de Puntos de Venta y página web.

·         Estado de Servicios Técnicos (validando status en Sistema MERJET) y atención general.

·         Enviar o entregar información a Clientes sobre presupuestos y/o cobrar reparaciones.

2.      Mantener actualizada la lista de contactos (personal, clientes, proveedores, etc.) y proveerla al personal de la Empresa que la requiera.

3.      Coordinar/ informar /llevar registro de capacitaciones al personal.

4.      Adquisición de bienes y servicios:

·         Buscar nuevos proveedores recolectando información sobre condiciones de compra en términos de precio, calidad, plazos de entrega y condiciones de pago.

·         Emisión de órdenes de compra en el ERP de forma correcta.

·         Seguimiento de entrega de órdenes de compra incluida la recepción en sistema ERP.

·         Coordinar con el personal de las demás áreas que las compras estén alineadas con sus requerimientos y los de la empresa.

·         Llevar control de suministros de papelería e insumos de oficina; identificar “quiebre de stock” y entregar consolidados de compra cuando se requiera.

Procesar compras cuando su jefe directo le autorice.

5.      Gestionar preparativo de viaje:

·         Cotización vuelos, alojamiento, transporte y similares dentro de los márgenes o criterios que defina la Empresa.

·         Compra de pasajes (aéreos o terrestres), reserva y pago de alojamiento con previa aprobación del Área de Finanzas conforme a los procesos internos.

·         Conforme los días de viaje y los criterios de Empresa calcular la asignación de fondos de alimentación (monto para desayunos, almuerzos, cenas) según corresponda e informar a las áreas responsables de carga.

·         Recopilación de documentos contables del viaje (facturas alojamiento, pasajes, etc.)

6.      Otras actividades que le solicite su jefe directo.

7.      Otras actividades de apoyo que se requieran de otras áreas.