Secretaria/o de Departamento
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La Facultad de Filosofía y Humanidades requiere una Secretaria para el cargo a desempeñar en un Departamento Académico, apoyando las funciones administrativas de la unidad: Dirección, coordinaciones de programas y diplomas y de sus académicos.
Su labor se orienta a: la coordinación de agendas, la conducción y seguimiento de procesos administrativos, el registro de información, el apoyo en los eventos y actividades académicas y de extensión, la atención de público.
El rol impacta en la eficiencia administrativa, en la gestión del trabajo académico y en la calidad del servicio entregado a la comunidad universitaria y externa. Opera bajo supervisión directa con autonomía acotada.
Funciones y Responsabilidades Clave:
Conducir y dar seguimiento los procesos administrativos del Departamento.
Coordinar la agenda de las actividades departamentales y apoyar la organización de reuniones y actividades académicas.
Registrar y mantener actualizada información académica y administrativa de la unidad.
Mantener al día y en orden los libros de asistencia de los/as profesores/as del Departamento.
Atender consultas de académicos, funcionarios y público en general, derivando cuando corresponda.
Mantener documentación física y digital ordenada y actualizada.
Solicitar servicio técnico para los equipos del Departamento cuando se requiera y servicios generales de las dependencias.
Desempeñar otras funciones inherentes a la naturaleza de su cargo que le sean encomendadas por su jefatura inmediata para el logro de los objetivos institucionales.
Conocimientos requeridos
Gestión administrativa y documental en el marco de la institucionalidad pública.
Protocolos de atención y comunicación interna.
Organización de agendas y coordinación administrativa
Uso de herramientas digitales e informáticas nivel intermedio: combinación de correspondencia, manejo de gestores de bases de datos (Access, Filemaker, MySQL, etc.) y modificación de documentos en formato portable (Acrobat DC, Nitro, PDF24, etc.).
Perfil deseado
Propósitos del cargo:
Brindar apoyo administrativo al Departamento Académico, asegurando la correcta gestión documental, la coordinación de actividades administrativas, la atención de requerimientos internos y externos, y el funcionamiento ordenado de los procesos que respaldan la actividad académica.
Contribuir a la transmisión oportuna de información relevante y a la mantención de canales de comunicación fluidos con el personal académico y profesional permanente, con quienes prestan servicios temporales al Departamento y con el público general.
Resultado esperados del cargo:
Documentación administrativa tramitada, archivada y preservada digitalmente de forma oportuna.
Agenda del Departamento coordinada y actualizada.
Registro oportuno de la información académica y de los procesos administrativos.
Atención oportuna y adecuada a la comunidad universitaria y externa.
Empleo inclusivo
- Experiencia desde 3 años
- Estudios mínimos: Técnico profesional superior
- Graduado
- Secretariado
- Secretariado Bilingue
- Técnico en Administración de Empresas
- Buena Relaciones Interpersonales
- Buenas Relaciones Humanas
- Capacidad De Organización
- Buen Nivel De Comunicación
- Buen Trato
- Autonomía y proactividad
- Capacidad De Resolución
- Alineación Interfuncional
- Gestión de Prioridades Bajo Presión
- Discreción y Confidencialidad
- Análisis de Cumplimiento Normativo Automatizado
- Ordenado/a
- Microsoft Word (nivel experto)
- Administración de Microsoft 365
- Excel 2007 (nivel medio)
- Español (nivel nativo)
Ubicación del empleo
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