Secretaria Departamento o Unidad

La Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservación de la Naturaleza (FCFCN) de la Universidad de Chile busca una Secretaria o Secretario de Departamento. Su misión será contribuir a los objetivos académicos, de investigación y de vinculación con el medio del Departamento de Gestión Forestal y su Medio Ambiente. Será el eje de articulación entre la Dirección, el cuerpo académico, el estudiantado y la Facultad. Su aporte clave será permitir que la Dirección se concentre en las decisiones de mayor valor estratégico, gracias a una gestión oportuna y prolija de la agenda, la facilitación de los requerimientos docentes y la atención coordinada a la comunidad universitaria.

¿Qué harás?

• Asistencia ejecutiva a la Dirección: gestionarás la agenda y priorizarás lo que llega a la Dirección según urgencia e impacto. También filtrarás la atención y harás seguimiento a los acuerdos hasta cerrarlos.

• Soporte a la labor docente: atenderás solicitudes y requerimientos logísticos de académicas y académicos. Tramitarás permisos y cometidos funcionarios, y facilitarás insumos para que la docencia y la investigación funcionen sin interrupciones.

• Atención a la comunidad universitaria y estudiantil: orientarás y canalizarás solicitudes de estudiantes y de usuarios internos y externos. Lo harás con una atención empática e informada, derivando cada caso a la instancia que corresponda.

• Coordinación logística y de eventos: organizarás reuniones institucionales, comisiones académicas y eventos de la unidad. Coordinarás con servicios generales y mantenimiento para que los espacios y equipos estén siempre disponibles y en buen estado.

• Gestión y resguardo documental: mantendrás expedientes, convenios, actas y documentación administrativa ordenados, trazables y disponibles para auditorías o procesos de acreditación.

• Apoyo a la gestión de recursos: iniciarás la tramitación de adquisiciones, rendiciones de fondos fijos, compras menores y solicitudes de honorarios. Verificarás que los antecedentes estén correctos antes de derivarlos a Finanzas y Personas.

• Apoyo administrativo a proyectos: gestionarás la tramitación administrativa y operativa de los proyectos del Departamento, cumpliendo procedimientos y plazos.

• Responsabilidades transversales: participarás en instancias de coordinación y mejora continua, reportarás avances o alertas a tiempo y apoyarás al equipo ante contingencias operativas, siempre que sean compatibles con el rol.