Asistente Ejecutivo

Buscamos un/a Asistente Ejecutivo, cuyo rol principal es brindar un apoyo administrativo integral y eficiente en la recepción de clientes, proveedores y público, así como en la gestión de las tareas administrativas del equipo ejecutivo y las áreas de la empresa, garantizando una alta calidad en el servicio tanto para clientes internos como externos, y una gestión eficaz de los recursos administrativos.

Funciones relacionadas al cargo:

1. Recepcionar y atender a clientes, proveedores y público en general, así como gestionar y derivar llamadas telefónicas de manera oportuna.

2. Gestionar, recibir, clasificar y distribuir correspondencia interna y externa.

3. Organización y mantención de archivos de documentos, cartas confidenciales, agendas y registros.

4. Apoyar integralmente los requerimientos administrativos de las diferentes gerencias.

5. Organizar agendas de gerencias.

6. Administrar y coordinar las salas de reuniones, asegurando su registro en Outlook, monitoreando su uso, y garantizando que cuenten con los materiales necesarios para su organización eficiente, tanto para reuniones internas como con personas externas a la empresa.

7. Generar, seguir y registrar compras nacionales, incluyendo la recepción de facturas, ingreso de órdenes de compra en el sistema de la compañía y realización de cotizaciones.

8. Evaluar proveedores nacionales, mantener un listado de proveedores homologados y crear nuevos proveedores según sea necesario.

9. Controlar y mantener en stock todos los materiales necesarios para el funcionamiento administrativo.

10. Controlar y registrar órdenes de compra de clientes y reclamar pedidos no conformes.

11. Administrar y coordinar la comunicación entre la Gerencia de Administración y Finanzas y los proveedores de servicios externos y subcontratistas, supervisando la correcta ejecución de los servicios prestados.

12. Administrar y coordinar la comunicación del menú, así como cualquier eventualidad, cambio de horario u otras modificaciones, asegurando que se notifiquen de manera oportuna tanto a los proveedores como internamente.

13. Realizar tareas administrativas varias asociadas al área de administración según las demandas y solicitudes efectuadas.

14. Cumplir con los procedimientos asociados a su área en relación con el sistema de gestión de calidad ISO 9001.