Administrativo(a) de Unidad

El Departamento de Dermatología de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile, le invita cordialmente a participar del proceso de selección de cargo Administrativo(a) de Unidad, el cual tiene por objetivo Apoyo secretarial en pregrado, postgrado y clínica.

FUNCIONES FRECUENTES:

1. Solicitar, cuando sea necesario, salas para clases, reuniones y actividades del Departamento, además de preparar las salas para su utilización.

2. Realizar todas las actividades relacionadas con el pregrado, incluyendo recibir, entregar asistencias, subir notas y entregar pruebas u otros documentos cuando corresponda.

3. Confirmar diariamente pacientes, agendar procedimientos quirúrgicos en Ficha Clínica Ticares, manejar planillas Excel y correo de procedimientos FOTOFINDER, y traspasar los procedimientos quirúrgicos programados.

4. Solicitar mensualmente bloqueos y modificaciones de atención de los médicos de staff, enviar la agenda de Dermatología y mantener los registros de feriados, permisos administrativos y licencias médicas.

5. Atender telefónicamente y orientar a usuarios internos y externos, además de enrolar el ingreso mediante huella digital cuando corresponda.

6. Confeccionar cartas, certificados, permisos administrativos y feriados legales; enviar y responder correos electrónicos; e ingresar, despachar y cautelar el archivo de documentación interna y externa.

7. Mantener el stock de materiales de librería y aseo, reponer insumos en fotocopiadora y dispensadores, y solicitar arreglos de mantención cuando sea necesario.3

8. Prestar soporte a la secretaría docente de Dirección/Postgrado, reiterar la entrega de rúbricas de evaluación, realizar solicitudes a RRHH y entregar o retirar documentación urgente.

9. Revisar al inicio de la jornada el estado de salas y, antes de retirarse, constatar que las dependencias queden en condiciones adecuadas de funcionamiento y seguridad; además, revisar la sala de residencia de becados cuando se solicite.

10. Solicitar mensualmente asistencias de académicos, realizar las funciones solicitadas por la jefatura relacionadas con el cargo y cumplir las normas establecidas por el Servicio de Dermatología.

FUNCIONES OCASIONALES:

1. Realizar funciones que sean solicitadas por su superior y que tengan relación con el ámbito que desempeña.

2. Entregar o retirar documentación urgente dentro y fuera del establecimiento.

3. Realizar solicitudes en RRHH Facultad de Medicina y Hospital Clínico

4. Cuando se le solicite revisar Sala residencia de becados con el fin de constatar que estén realizando el aseo el personal de Higiene asignado a esa labor, que estén equipos apagados.