Asistente Dirección de Pregrado

En Universidad de Talca buscamos Asistente Dirección de Pregrado, para integrarse a la Dirección de Pregrado perteneciente a la Vicerrectoría de Formación.

¿Qué funciones deberás realizar?

1. Orientar y atender a la comunidad universitaria y público externo, gestionando consultas y canalizándolas según la temática y procedimientos de la Dirección.

2. Gestionar la documentación y correspondencia de la Dirección, incluyendo su recepción, elaboración, registro y despacho.

3. Apoyar la gestión administrativa de la Dirección y sus unidades, colaborando en la ejecución de requerimientos operativos y administrativos.

4. Realizar procesos administrativos asociados a compras, administración de materiales y rendición de fondo fijo, conforme a los procedimientos institucionales.

5. Apoyar la gestión de agenda del/la Director(a), así como la organización de reuniones, eventos y actividades de la Dirección.

6. Gestionar contratos a honorarios y conformidades de servicio asociados a académicos y administrativos de la unidad, conforme a los procedimientos establecidos.

7. Apoyar la gestión administrativa del Diplomado de Educación Basada en Competencias y de otras actividades de capacitación y desarrollo impulsadas por la Academia Docente, tales como jornadas, talleres y otras instancias formativas, incluyendo la gestión de contratos cuando corresponda.

8. Elaborar, mantener y actualizar registros, bases de datos e información administrativa que apoye el seguimiento de los procesos de la Dirección y facilite la generación de reportes para la gestión.

9. Colaborar en la mejora continua de los procesos administrativos de la Dirección, proponiendo acciones que contribuyan a optimizar procedimientos, fortalecer la gestión documental y favorecer la transformación digital de la unidad.

10. Brindar apoyo administrativo y operativo a las actividades desarrolladas por la Vicerrectoría de Formación y sus unidades dependientes, ejecutando las tareas que le sean encomendadas por su jefatura dentro del ámbito de sus funciones.

Funciones Complementarias:

1. Administrar fondo fijo.

2. Apoyar la actualización y organización de archivos físicos y digitales.

3. Colaborar en la elaboración de informes administrativos y documentación institucional cuando sea requerido.

Conocimientos esperados:

1. Normativas, procesos, procedimientos y protocolos institucionales y de la unidad.

2. Gestión y administración de documentación.

3. Procesos administrativos asociados a compras, contratos y rendiciones.

4. Redacción formal y ortografía.

5. Manejo de plataformas institucionales y sistemas administrativos.

6. Manejo de bases de datos.

*Esta oferta laboral se rige bajo la Ley N°21.015 que incentiva la inclusión de personas con discapacidad en el mundo laboral.

**En virtud de la entrada en vigencia de la ley N°21.389 (que crea el Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos) y en el caso de ser contratada/o y/o nombrada/o en alguno de los cargos publicados en este portal, la institución contratante deberá consultar si usted posee una obligación pendiente en el mencionado Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos, a efecto de proceder con las retenciones y pagos que correspondan. La persona que figure en el registro deberá autorizar como condición habilitante para su contratación/nombramiento, que la institución respectiva proceda a hacer las retenciones y pagos directamente al alimentario.