Asistente administrativo

Buscamos nuestro próximo Asistente Administrativo  para nuestra sucursal de Calama.

Misión: Brindar soporte administrativo a la sucursal, asegurando una gestión eficiente de documentos, facturación, compras y procesos administrativos, optimizando la operatividad y cumplimiento de los procedimientos internos

Como parte de nuestro equipo, te encargarás de:

• Gestionar y mantener actualizadas las carpetas de contratos y documentos de vehículos, asegurando su correcta organización y disponibilidad para auditorías o requerimientos internos.

• Apoyar en la emisión de órdenes de compra y órdenes de trabajo según requieran las áreas de la sucursal. Gestión de compras de pedidos generales de la sucursal.

• Registrar y procesar facturas de proveedores, generar MIGO en el sistema y gestionar el envío de facturas a pago, asegurando el cumplimiento de los plazos y evitando retrasos en la contabilidad.

• Brindar apoyo en tareas administrativas y operativas según las necesidades del negocio, facilitando la ejecución eficiente de procesos internos.

• Registrar y archivar facturas, contratos y otros documentos en formato físico y digital, asegurando su accesibilidad y resguardo conforme a las normativas internas.

• Supervisar la correcta asignación y facturación de órdenes de trabajo, evitando inconsistencias y asegurando una gestión transparente de los costos operacionales.

• Tramitar y hacer seguimiento a las garantías con proveedores y fabricantes, asegurando el cumplimiento de plazos y condiciones para la reposición o reembolso de productos defectuosos.

• Revisar y procesar solicitudes de notas de crédito, asegurando que se emitan correctamente conforme a las políticas contables y normativas legales.

• Realizar diligencias externas en juzgados, municipalidades, registro civil, clientes y proveedores, garantizando la ejecución de trámites administrativos esenciales para la operación del negocio.

• Realizar el seguimiento y control del inventario de material de oficina, solicitando reposiciones cuando sea necesario.