Administrativo/a de Archivo y Registro Documental de Finanzas

La Subdirección de Finanzas de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile, le invita a participar en el proceso de selección del cargo Administrativo/a de Archivo y Registro Documental de Finanzas, el cual tiene por objetivo Ejecutar el registro, archivo físico, digitalización y envío de la documentación financiera de la Facultad. Su rol es garantizar que el archivo esté al día, respaldado digitalmente y disponible para las rendiciones de proyectos, además de gestionar la logística de traslado de documentos hacia la empresa de archivo externa.

FUNCIONES FRECUENTES:

A. Registro y Gestión de Correspondencia

• Manejar de forma fluida el correo electrónico institucional para la recepción y envío de consultas documentales.

• Registrar el ingreso y salida de documentos en los medios disponibles para ello. (físico y electrónico)

• Utilizar herramientas de Office (Word y Excel básico) para llevar el control de los registros y folios.

B. Digitalización y Carga en Portales

• Digitalizar (escanear) de manera íntegra los respaldos de pagos y comprobantes de egreso.

• Envío y Carga: Remitir los documentos escaneados por correo electrónico a las unidades solicitantes y subir la información al Portal de Servicios institucional según los protocolos definidos por la Jefa de Tesorería.

C. Soporte a Jefaturas y Proyectos

• Proveer a la Jefatura de Contabilidad, Tesorería y al Equipo de Proyectos copias de egresos y respaldos para la rendición de cuentas.

• Garantía de Retorno: Asegurar que, tras el proceso de copiado o rendición, los documentos originales se reintegren físicamente al archivo de forma exacta y completan

D. Logística de Archivo Físico y Externo

• Organizar y trasladar físicamente carpetas y documentos dentro de las dependencias de la Facultad.

• Preparar, rotular y despachar las cajas de archivo hacia la empresa externa de custodia.

• Mantener el control documental de lo que se encuentra en la Facultad y lo que está en bodega externa, coordinando retiros y devoluciones.

• Mantener el orden del archivo físico y la consistencia de los registros

FUNCIONES OCASIONALES:

• Realizar funciones que sean solicitadas por su superior y que tengan relación con el ámbito que desempeña.

• Subrogar las funciones del Encargado de la OCEPA