Asistente Administrativo/a - Dirección Económica y de Gestión - Facultad de Ingeniería

Misión del cargo:
Asistir en la gestión administrativa y contable de la Subdirección de Finanzas y la Subdirección de Personas de acuerdo a los lineamientos de la Escuela de Ingeniería y las políticas de la Universidad.

Principales responsabilidades:
- Revisar y consolidar la información de pagos solicitados a través de pago web (honorarios, horas extra, otras labores, entre otros).
- Atender las solicitudes de documentación relacionadas a remuneraciones para la rendición de proyectos de investigación.
- Apoyar en la actualización del registro de datos de vacaciones y permisos de funcionarios, respondiendo a las consultas relacionadas al proceso.
- Apoyar en el registro de altas, traslados y bajas de bienes de activos fijos, manteniendo un inventario actualizado y haciendo seguimiento a la gestión.
- Apoyar en la tramitación y registro de documentación de estudiantes en práctica.
- Gestionar los enrolamientos en el sistema de reloj control, brindando orientación a los funcionarios y asegurando su correcto funcionamiento operativo.
- Realizar seguimiento a la firma de documentación relacionada a la gestión de personas.
- Coordinar y gestionar los requerimientos de traslado de correspondencia y documentación, entre otros provenientes de la Dirección Económica y de Gestión, manteniendo un registro detallado y actualizado de todas las solicitudes.
- Gestionar la compra y entrega de materiales e insumos de oficina requeridos por las Direcciones de la Escuela, realizando seguimiento, manteniendo un inventario actualizado y planificando futuras compras.
- Llevar registro de la distribución de costos de servicios centralizados en la Subdirección de Finanzas, como el arriendo de impresoras y reserva de espacios, efectuando los cobros a las Unidades de la Escuela.
- Apoyar, cuando sea requerido, la gestión financiera a través del ERP.
- Administrar y gestionar la disponibilidad, reserva y cobro de espacios de la Escuela de Ingeniería, principalmente para usuarios externos a la Escuela y/o Universidad.
- Respaldar documentos necesarios para la correcta gestión de procesos internos, garantizando la confidencialidad de la información.
- Ejecutar otras labores relacionadas a su cargo, encomendadas por la jefatura.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad