Secretaria(o) de Dirección (reemplazo)

La Escuela de Nutrición y Dietética de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile, le invita cordialmente a participar del proceso de selección del cargo Secretaria(o) de Dirección (reemplazo), el cual tiene por objetivo Apoyar labores de dirección, tanto académicas como administrativas, asistiendo y organizando agendas y actividades de nivel directivo. Apoyar las labores docentes de académicos del organismo o unidad, en relación a los trabajos de secretariado necesarios para el buen desenvolvimiento de la docencia a todo nivel.

FUNCIONES FRECUENTES:

• Atención telefónica: Realizar la atención telefónica tanto desde como hacia la unidad; realizar llamadas; tomar mensajes; transferir llamadas.

• Coordinación de reuniones: Organizar y coordinar la agenda de reuniones de la jefatura del área; citar a las personas que deben asistir a la reunión y confirmar su asistencia.

• Preparación de salas: Preparar la sala de reuniones, con los equipos necesario (instalar video, televisión, data y notebook, cuando es necesario).

• Elaboración y gestión de comunicaciones: Redactar y responder oficios/cartas que solicite la jefatura; enviar y responder correos electrónicos.

• Trámites bancarios: Organizar trámites bancarios encomendados al estafeta.

• Recepción de documentos: Recepcionar documentos administrativos.

• Gestión de correspondencia: Recibir y despachar correspondencia; realizar seguimiento de la documentación despachada.

• Atención de público: Atender público en general, estableciendo prioridades.

• Organización documental: Mantener ordenado los documentos mediante un sistema de archivo.

• Gestión de compras: Gestionar compras a través del portal de servicios, o en los casos que se requiera, directo con Recursos Humanos.

FUNCIONES OCASIONALES:

• Ocasionalmente será requerido realizar funciones asociadas a la administración de recursos: Administrar Fondo Fijo, rendición mensual; realizar solicitudes de stock de materiales que permitan un adecuado funcionamiento en el departamento o dirección.

• Ocasionalmente será requerido realizar funciones asociadas a la Actualización documental normativa: Mantener actualizado manual de decretos, circulares y resoluciones.

• Ocasionalmente será requerido realizar funciones asociadas al: Apoyo administrativo, gráfico e informático: Apoyo en actividades administrativas del Centro para la atención de Enfermedades Metabólicas, perteneciente al Departamento de Nutrición; diseño de poster/afiches para presentación de docentes; soporte informático y computacional modo usuario.

• Ocasionalmente será requerido realizar funciones asociadas a la: Organización de bodega e inventario: Organización de Bodega e Inventario.