Recepcionista

Cargo                      : Administrative Assistant Reception (Asistente Administrativo Recepción)

Unidad                    : Operations

Dependencia         : Bulk Operations

II. Objetivo General del Cargo

Garantizar una atención cordial, eficiente y profesional a visitantes, clientes y colaboradores, gestionando de manera efectiva la recepción, las comunicaciones y el apoyo administrativo, con el fin de contribuir a la buena imagen institucional, optimizar los procesos internos y asegurar la continuidad de la unidad Bulk Operations.

III. Funciones a Desarrollar

1. Asistir directamente a VP Operations en todas sus actividades.

2. Recibir y atender cordialmente a visitantes, clientes y proveedores.

3. Coordinar, programar viajes aéreos, alojamientos para posteriormente solicitarlos a quien corresponde.

4. Realizar en SAP solicitudes de Pedido para las áreas de VP Operations, Engineering, IT Department, Healt Safety and environment y otra área que lo requiera.

5. Realizar en SAP Recepción de Servicio MIGO , previa aprobación en firma, e informar al área contable.

6. Apoyo administrativo a las áreas de Engineering, Supply Chain Planning, Production Planning, technical Center, Project Analysis, RR.HH.

7. Administrar Salas 510 y 522.

8. Rendiciones de gastos menores.

9. Coordinar con Centro de Distribución Enea, retiro de maquinarias adquiridas con proveedores para posterior derivación a la planta que corresponda.

10. Solicitar traslados del área a Administrative Driver o proveedor externo.

11. Apoyar en la organización de reuniones (coordinación de salas, materiales, coffee break) con visitas externas y personal interno.

12. Realizar trabajos de redacción, digitación de correspondencia y documentación del área.

13. Recepcionar, archivar de manera ordenada, derivar y llevar registro de la correspondencia y documentación del área.

14. Distribución y despacho de la correspondencia del área.

15. Mantener orden y abastecimiento de insumos de oficina y cafetería.

16. Gestionar llamadas telefónicas entrantes y correos electrónicos de la recepción.

17. Realizar otras tareas que indique el supervisor directo, en las que determine es competente.