Secretaria(o) de Dirección

El Instituto de CIencias Biomédicas de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile, le invita cordialmente a participar del proceso de selección del cargo Secretaria(o) de Dirección, el cual tiene por objetivo Brindar apoyo administrativo en su Dirección de dependencia, coordinando agenda y comunicaciones de la jefatura, formalizando y resguardando la documentación oficial, y gestionando los requerimientos administrativos del despacho para asegurar el funcionamiento ordenado y oportuno de la dirección.

FUNCIONES FRECUENTES:

1. Realizar atención telefónica, tomar mensajes y transferir llamadas; atender y orientar a las personas que concurran a las dependencias del Núcleo, incluyendo la atención y apertura de puerta; mantener el control y registro de las llaves de las diferentes dependencias de la unidad académica.

2. Organizar, coordinar y realizar seguimiento de las reuniones y actividades periódicas del Núcleo, incluyendo los Consejos de Núcleo; gestionar y mantener actualizada la agenda de la Dirección y las actividades del Núcleo.

3. Preparar documentos, correspondencia y otros antecedentes requeridos por la Dirección del Núcleo Interdisciplinario; redactar y gestionar correos electrónicos, comunicaciones y correspondencia de la Dirección y del Núcleo; mantener y organizar el archivo de documentos físicos y electrónicos del Núcleo.

4. Revisar las hojas de asistencia del personal del Núcleo Interdisciplinario, calcular las horas extraordinarias realizadas y gestionar la documentación necesaria para su pago; gestionar los trámites administrativos del personal del Núcleo, tales como vacaciones, decretos, certificados, afiliación a Bienestar, programación de horas extraordinarias y otros similares.

5. Realizar cotizaciones de bienes y servicios requeridos para el funcionamiento del Núcleo; gestionar las compras e insumos necesarios para el funcionamiento general del Núcleo a través del Portal de Servicios u otros mecanismos institucionales.

6. Ingresar y realizar seguimiento de las solicitudes relacionadas con el funcionamiento del Núcleo, tales como compras, mantenciones y trámites del personal; gestionar y entregar materiales e insumos de uso general a las diferentes dependencias del Núcleo Interdisciplinario; manejar caja chica cuando sea requerido, de acuerdo con los procedimientos y normativas institucionales vigentes.

7. Apoyar la difusión, coordinación, administración y gestión de los proyectos de investigación asociados al Núcleo.

8. Mantener actualizado y sistematizado el registro de las actividades académicas y científicas de los integrantes del Núcleo.

9. Apoyar la planificación, organización, coordinación y difusión de seminarios, reuniones científicas y otras actividades académicas y de investigación del Núcleo.

10. Apoyar las actividades de extensión y vinculación con el medio que desarrolla el Núcleo.