Practicante de Gestión Administrativa y Apoyo a Programas Estudiantiles

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CENTRO DE APOYO A LA ENSEÑANZA Y EL APRENDIZAJE (CAEA)

Perfil de cargo · Práctica profesional

Practicante de Gestión Administrativa y Apoyo a Programas Estudiantiles

1. Identificación del cargo

Nombre del cargo Practicante de Gestión Administrativa y Apoyo a Programas Estudiantiles

Unidad Centro de Apoyo a la Enseñanza y el Aprendizaje (CAEA)

Nivel Práctica profesional de nivel técnico

Carreras de origen Secretariado, Técnico en Gestión Administrativa, Administración (nivel técnico) o afines

Modalidad Presencial

Duración Un semestre académico

Jornada 35 horas semanales (lunes a viernes de 9 AM 15 PM)

Supervisor directo Directora CAEA

Cupos 1

Período Agosto-Diciembre

Lugar Dependencias del CAEA, Vergara 432, Santiago Centro.

Modalidad Presencial

Beneficios $100.000 mensuales

Puesto de trabajo Escritorio, computador y acceso a los sistemas institucionales

2. Propósito del cargo

Apoyar la gestión operativa, el seguimiento y la difusión de las actividades psicoeducativas y de apoyo académico extracurricular que el CAEA ofrece a los estudiantes: tutorías, talleres, ayudantías, charlas y programas de acompañamiento. El foco del cargo es que estas actividades ocurran a tiempo, con la información completa, lo estudiante correctamente convocados y registro confiable de lo realizado.

No es un cargo de intervención psicológica ni de docencia: la(el) practicante no atiende casos clínicos ni dicta contenidos. Su valor está en la organización y gestión, la continuidad del contacto con los estudiantes y la calidad del registro.

3. Funciones y tareas

3.1 Gestión y logística de actividades

      Mantener y actualizar el calendario semestral de talleres, tutorías, ayudantías y charlas del Centro.

      Reservar salas, equipamiento y recursos; verificar disponibilidad y confirmar con anticipación.

      Gestionar las inscripciones de estudiantes: recibir postulaciones, armar listas, confirmar cupos y avisar cambios.

      Distribuir los materiales de cada actividad (guías, listas de asistencia, encuestas, insumos).

      Tomar y registrar la asistencia de cada sesión, y consolidarla en la planilla del Centro.

      Gestionar la agenda de tutores, ayudantes y profesionales del equipo; enviar recordatorios previos a cada sesión.

      Apoyar la logística de actividades masivas: inducciones de primer año, ferias, jornadas de bienvenida.

      Gestionar solicitudes administrativas asociadas (compras menores, coffee, certificados de participación).

3.2 Atención y seguimiento de estudiantes

      Ser el primer punto de contacto del Centro: atender consultas presenciales, por correo y por los canales oficiales, con un tiempo de respuesta acordado.

      Orientar a los estudiantes sobre la oferta de apoyos disponibles y cómo acceder a ellos.

      Hacer seguimiento de los estudiantes inscritos: contactar a quienes dejan de asistir, confirmar reagendamiento, registrar el estado de cada caso.

      Mantener actualizada la ficha de seguimiento de cada estudiante o grupo participante.

      Aplicar encuestas de satisfacción al cierre de cada actividad y tabular los resultados.

3.3 Difusión y comunicación

      Elaborar y enviar las convocatorias de cada actividad (correo masivo, afiches digitales, avisos en pantallas y carteleras).

      Diseñar piezas gráficas simples en plantillas institucionales (Canva, PowerPoint) respetando el  formato institucional.

       Administrar el calendario de publicaciones en los canales del Centro y publicar según lo planificado.

      Redactar textos breves, claros y sin errores para correos, afiches y publicaciones.

      Llevar un registro del alcance de cada convocatoria (enviados, inscritos, asistentes) para ajustar la difusión siguiente.

3.4 Registro, archivo y reportería

      Mantener actualizadas las bases de datos de participación en Excel o en la plataforma que use el Centro.

      Consolidar indicadores mensuales: número de actividades, cobertura, asistencia y deserción de los programas.

      Organizar y archivar la documentación del Centro (actas, listas, autorizaciones, respaldos digitales).

      Resguardar la confidencialidad de los datos de los estudiantes conforme a la normativa institucional y a la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada.

4. Requisitos

4.1 Excluyentes

      Estudiante de carrera técnica de Secretariado, Gestión Administrativa o afín, habilitada para realizar práctica profesional durante el semestre.

      Manejo funcional de Excel: filtros, ordenamiento, tablas dinámicas básicas y fórmulas simples (SUMA, CONTAR.SI, BUSCARV).

      Manejo de Word, PowerPoint y correo institucional (Outlook o Gmail).

      Redacción correcta en español: ortografía, puntuación y tono formal apropiado para escribir a estudiantes y docentes.

      Disponibilidad presencial en el horario acordado, incluyendo eventuales actividades fuera del bloque habitual.

      Carta de presentación o convenio de práctica de su institución formadora.

 4.2 Deseables

      Experiencia previa en atención de público, recepción o secretaría.

      Manejo de Canva u otra herramienta de diseño de piezas simples.

      Uso de formularios en línea (Google Forms, Microsoft Forms) y herramientas colaborativas (Drive, SharePoint, Teams).

      Familiaridad con el entorno universitario o con programas de apoyo estudiantil.

      Nociones de manejo de redes sociales institucionales.

7. Inducción, supervisión y evaluación

      Inducción inicial de una semana: presentación del equipo, oferta de programas, sistemas internos y protocolos de derivación y confidencialidad.

      Reunión de coordinación semanal con el supervisor directo (30 a 45 minutos) para revisar avances y prioridades.

      Evaluación intermedia a mitad de semestre e informe final según la pauta de la institución formadora.

      Indicadores de desempeño sugeridos: actividades realizadas según calendario, tasa de respuesta a consultas dentro del plazo acordado, completitud de los registros de asistencia y oportunidad de los reportes mensuales.

8. Postulación

      Enviar currículum y carta de motivación breve al correo electrónico indicado en el archivo adjunto a este correo.

Envío de las postulaciones y plazos: Las postulaciones deben ser enviadas al correo electrónico indicado en el documento adjunto (debe iniciar sesión en Trabajando para que sea visible) indicando en el asunto el cargo al cual se postula.

      Plazo de postulación: 15 de agosto de 2026.

      Proceso: revisión de antecedentes, entrevista con el equipo del CAEA .