Administrativo de Operaciones

Objetivo del Cargo

Ejecutar y controlar los procesos administrativos y sistémicos asociados a la operación comercial, logística y de abastecimiento de la compañía, asegurando la correcta generación, registro, seguimiento y cierre de transacciones en los sistemas corporativos, garantizando la integridad de la información, el cumplimiento de los procedimientos internos y la continuidad operacional.

Principales Funciones y Responsabilidades

1. Gestión de Órdenes de Venta

· Generar y administrar el proceso completo de creación de órdenes de venta para productos y servicios.

· Ingresar y validar información comercial y documental requerida para la emisión de ventas.

· Gestionar la documentación de respaldo para procesos de aprobación y firma electrónica.

· Coordinar la emisión de órdenes de entrega vinculadas a los procesos comerciales.

· Velar por la correcta trazabilidad de los pedidos desde su ingreso hasta su cierre administrativo.

2. Administración y Control de Procesos Comerciales

· Ejecutar cierres administrativos y sistémicos de órdenes de venta.

· Realizar reaplicaciones y correcciones de documentos cuando existan diferencias o errores en la imputación de guías y embarques.

· Emitir notas de crédito de acuerdo con los procedimientos establecidos y requerimientos de las áreas involucradas.

· Mantener consistencia entre la información comercial, logística y financiera registrada en los sistemas.

3. Gestión de Compras de Servicios Operacionales

· Generar órdenes de compra para servicios asociados a la operación.

· Verificar antecedentes y documentación necesaria para la correcta emisión de las órdenes.

· Coordinar con proveedores internos y externos la correcta imputación de costos.

· Dar cumplimiento a políticas y procedimientos internos de abastecimiento.

4. Control y Regularización de Inventarios

· Ejecutar recepciones sistémicas de facturas de productos en almacenes.

· Mantener actualizado el registro de movimientos que impactan inventarios propios y de terceros.

· Apoyar la correcta conciliación entre inventarios físicos y registros del sistema.

· Contribuir a la integridad contable de los movimientos logísticos.

5. Gestión Documental de Despachos

· Emitir guías electrónicas para zonas donde no exista soporte administrativo local.

· Mantener la documentación operativa asociada a despachos y embarques.

· Verificar el cumplimiento de requisitos documentales para la ejecución de las entregas.

6. Control de Procesos de Triangulación

· Realizar seguimiento y control de operaciones de triangulación.

· Revisar cuadraturas relacionadas con tipo de cambio, inventarios, bodegas y órdenes de venta.

· Ejecutar actividades de cierre administrativo y documental de las triangulaciones.

· Garantizar la consistencia de la información entre las distintas etapas del proceso.

Principales Responsabilidades

· Asegurar la correcta creación y procesamiento de documentos comerciales y operacionales.

· Mantener la calidad y exactitud de la información registrada en los sistemas corporativos.

· Cumplir los plazos comprometidos con clientes internos y externos.

· Resguardar la trazabilidad documental de las operaciones.

· Apoyar la continuidad operacional mediante el procesamiento oportuno de transacciones comerciales, logísticas y administrativas.

· Detectar y escalar oportunamente inconsistencias que afecten inventarios, facturación, compras o ventas.