Administrativo/a Gestión de Aulas

La Unidad de Coordinación de Aulas Docentes de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile, le invita a participar en el proceso de selección del cargo Administrativo/a Gestión de Aulas, siendo su principal objetivo facilitar el trabajo docente coordinando la asignación de salas y equipamiento, de acuerdo a los requerimientos de las distintas unidades académicas además de apoyar las labores administrativas y logísticas necesarias para el correcto funcionamiento de la Unidad.

FUNCIONES FRECUENTES

• Dar atención telefónica: realizar llamadas, tomar mensajes, transferir llamadas, entre otras.

• Control y optimización de los recursos utilizados durante las actividades docentes.

• Asignar salas en Sistemas de Unidad de Gestión de Aulas.

• Administración de Sistemas: Aulas, horarios, calendarios, programas y cualquier otro relacionado con Dirección Académica.

• Registrar programación de actividades.

• Actualizar registro de equipamiento y estado de la infraestructura. 

• Registrar solicitudes de compras, arreglos, mantenciones y renovaciones de bienes.

• Recibir, atender, asistir e informar a usuarios en consultas, sugerencias y reclamos.

• Asistir en coordinación, administración y supervisión de funcionarios.

• Responder correos electrónicos, registrándolos, derivando cuando corresponda, y dando respuesta a las consultas de su competencia, a modo de optimizar el tiempo de jefaturas.

• Entregar información en temas de procedimientos asociados a UGA a usuarios que lo requieran.

• Generar y entregar bitácoras actualizadas e informar modificaciones a funcionarios.

• Gestionar y registrar permisos administrativos, licencias médicas, vacaciones y otros.

• Solicitar oportunamente y administrar artículos de aseo y escritorio.

• Reemplazar en sus funciones a Coordinador UGA durante hora de almuerzo, licencia médica, permisos administrativos u otro.

• Apoyar en el desarrollo de diversos proyectos del área que permitan la mejora continua de UGA.

• Confección y registro de rendiciones.

• Apoyo en todas las actividades de UGA.

• Definición y administración de los procesos de gestión internos.

• Diseño y confección de informes que solicite la jefatura.

• Redactar y responder oficios/cartas que solicite la jefatura.

• Recibir y despachar correspondencia.

• Mantener ordenado los documentos mediante un sistema de archivo.

FUNCIONES OCASIONALES

• Administrar Fondo Fijo, rendición mensual.

• Registrar en bases de datos reclamos, anomalías y falencias en funcionamiento de UGA.

• Registrar en formulario artículos extraviados y retirados, según procedimiento.

• Imprimir, fotocopiar y escanear documentos.

• Asegurar abastecimiento de gas y agua.

• Dar de baja bienes inventariados.

• Realizar otras funciones de acuerdo a requerimiento de la Jefatura y que tengan relación con su cargo.