Asistente Administrativo/a Educación Continua - Facultad de Química y Farmacia

Misión del Cargo:
Apoyar en la gestión administrativa del área. Además, en la promoción, gestión y ejecución de los programas de la Unidad. Apoyar en el Desarrollo de Programas de Educación Continua en temas Químicos y Farmacéuticos (Diplomados, cursos, seminarios, congresos, etc.). Difundir del quehacer de la Facultad. Además, de fortalecer la vinculación de la Facultad con el medio externo. Coordinar las distintas actividades e iniciativas de la Dirección y contribuir al cumplimiento de las normas de calidad institucionales.

Principales responsabilidades:
- Conocer y gestionar de manera eficiente los lineamientos definidos en el sistema de gestión de la calidad UC que aplica a todas las actividades de educación continua impartidas por la Unidad.
- Apoyar la estrategia y proceso de ventas de programas de la Unidad.
- Aplicar los procedimientos del control Sence, y realizar las tareas de gestión de proyectos de Educación Continua.
- Mantener continuamente actualizados los procedimientos y normas de Educación Continua para el control de calidad institucional.
- Gestionar de forma completa los procesos de matrícula de estudiantes de los programas de Educación Continua y todos los procesos administrativos y logísticos involucrados, mediante la utilización de los sistemas de la Unidad.
- Construir y mantener actualizadas las bases de datos de Educación Continua para control de gestión.
- Atender oportunamente de manera presencial y/o remota, todas las consultas realizadas al área de Educación Continua tanto de clientes internos como externos (docentes, prospectos, estudiantes y ex estudiantes, entre otros).
- Gestionar las solicitudes de compra, pago a proveedores, reembolso de gastos y todas las tareas relacionadas con el desarrollo financiero de la Unidad de acuerdo con lo solicitado con su jefatura.
- Gestionar solicitudes de compra, pago de honorarios, reserva y/o alquiler de salas, viáticos y pasajes, servicios de alimentación, cocteles de titulación, etc.
- Gestionar y controlar los gastos de la Unidad.
- Gestionar la reserva de salas y la compra de insumos de oficina/computacionales que sean necesarios para el adecuado funcionamiento de la unidad o de las actividades de Educación Continua programadas.
- Apoyar en la coordinación y atención de eventos y actividades propias de la Dirección (jornadas especiales, ceremonias, coffee break, etc.).
- Colaborar transversalmente en todas las gestiones y/o actividades de las subunidades de la Dirección según lo requiera la Unidad y/o jefatura.
- Participar activamente de las reuniones de equipo aportando ideas de mejora a los procesos.
- Proponer iniciativas para el mejoramiento de procesos del área e informar sobre los avances.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad