Asistente de Servicios Reemplazo

La Subdirección de Administración y Servicios de la Universidad de los Andes se encuentra en búsqueda de un Asistente de Servicios para realizar un reemplazo de 6 meses, cuyo principal objetivo será brindar apoyo administrativo y operativo en la recepción del campus, asegurando una atención eficiente a proveedores, clientes internos y externos. Gestionando documentación, correspondencia y encomiendas de manera organizada, según los protocolos establecidos por la Universidad. 

Principales funciones:

1. Recepción de correspondencia: 

• Atender a proveedores que entregan correspondencia y encomiendas. 

• Verificar que los productos estén correctamente dirigidos a la comunidad UANDES (dirección y nombre del destinatario). 

2. Control de correspondencia interna: 

• Registrar todas las entregas de correspondencia y encomiendas en libro físico y en planilla Excel, indicando fecha, hora, remitente y destinatario. 

• Realizar el registro dos veces al día (mañana y tarde), cumpliendo con los horarios establecidos para el retiro por parte del personal auxiliar. 

  3. Atención telefónica: 

• Atender los teléfonos de la recepción (anexo 2000), emergencias (1100) y seguridad (1023), siguiendo protocolos institucionales establecidos. 

• Registrar todas las llamadas en libro de registro y planilla Excel correspondiente. 

  4. Gestión de anexos internos: 

• Mantener actualizada una planilla con los anexos telefónicos y contactos internos de la comunidad UANDES (secretarias de unidades, personal de operaciones y recepciones) 

  5. Inventario de equipamiento: 

• Realizar un control diario (mañana y tarde) del inventario de equipos asignados a la oficina de recepción campus, registrándolo en planilla Excel. 

  6. Solicitud de materiales: 

• Elaborar y enviar cada cuatro meses una planilla con la solicitud de materiales necesarios para el funcionamiento de la recepción. 

  7. Control de ingresos al campus: 

• Registrar diariamente, en planilla Excel, los ingresos de proveedores, bicicletas, personal en puestos de trabajo y vehículos del campus (como el carro UANDES). 

 8. Gestión documental: 

• Mantener actualizados, ordenados y correctamente archivados los documentos físicos en los archivadores de recepción.