Asistente Administrativa

Responsable de la atención de visitantes y Clientes que ingresan a la oficina, así como gestionar las llamadas telefónicas, correspondencia y otras funciones administrativas básicas que garanticen el buen funcionamiento de la recepción.

Su labor está orientada a efectuar actividades administrativas, bajo instrucciones precisas.

FUNCIONES:

1. Cumplir cabalmente todas las definiciones y directrices de la Empresa, lo cual está establecido en el Reglamento de Trabajo, políticas y documentos; tales como procesos, subprocesos, instructivos, formatos y registros, entre otros.

2. Mantener el área de recepción limpia, ordenada y presentable.

3. Ejecutar tareas de dificultad rutinaria, prestando servicio y apoyo administrativo, en las diferentes áreas de trabajo.

- Digitalización, archivo o envío de documentos.

- Recepción y despacho de correspondencia, si aplica. (mensajería, paquetes).

- Elaboración de reportes, archivos, orden, presentaciones u otro entregable.

- Recopilar y procesar información que le encarguen

4. Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas

- Orientar a colaboradores, Clientes y visitas.

- Atender presencial y telefónica al Clientes

5. Mantener actualizada la lista de contactos y proveerla al personal de la Empresa que la requiera.

6. Adquisición de bienes y servicios:

- Buscar nuevos proveedores recolectando información sobre condiciones de compra en términos de precio, calidad, plazos de entrega y condiciones de pago.

- Emisión de órdenes de compra en el ERP de forma correcta.

- Llevar control de suministros de papelería e insumos de oficina

- Procesar compras

7. Gestionar preparativos de viaje:

- Cotización vuelos, alojamiento, transporte y similares dentro de los márgenes o criterios que defina la Empresa.

- Compra de pasajes (aéreos o terrestres), reserva y pago de alojamiento con previa aprobación del Área de Finanzas conforme a los procesos internos.