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Asistente Administrativo Gerencia Sistemas y Tecnología - Sede Central
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Publicada hace 2 días por
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1 VacanteFinaliza en 5 días
- Jornada Completa
- Asistente
- Vitacura
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Brindar apoyo administrativo, logístico y operativo a la Gerencia de Sistemas y Tecnologías, asegurando la correcta ejecución de los procesos internos, el cumplimiento de los procedimientos administrativos institucionales y la adecuada gestión de recursos y documentación, con el fin de contribuir al funcionamiento eficiente del área y al logro de sus objetivos estratégicos.
Funciones:
-Control de acceso de personas externas a las dependencias de GST, considerando que esta área aloja el Data Center Institucional y se encuentra clasificada como zona segura por Auditoría Externa ( Deloitte, PW, u otro).
-Ingreso y seguimiento de Solicitudes de Pedido en el sistema PeopleSoft para la Gerencia y el Área de Soporte (para posterior emisión de Orden de Compra).
-Recepción y validación de Órdenes de Compra con los respectivos colaboradores.
-Revisión y aprobación de facturas para su posterior procesamiento y pago.
-Apoyo en la rendición de gastos incurridos por colaboradores del Área de Soporte (por ejemplo: colaciones, trabajos extraordinarios).
-Control mensual del stock de materiales de oficina del Área GST y coordinación de su distribución a los colaboradores, incluyendo la generación de solicitudes de pedido y órdenes de compra correspondientes.
-Gestión de guías de despacho electrónicas, especialmente para movimientos de equipos computacionales del Área de Soporte y de videoconferencia.
-Coordinación de envíos mediante ChileExpress, incluyendo la generación de comprobantes para valijas internas y externas (dentro y fuera de Santiago).
-Gestión de reservas de pasajes y alojamiento para colaboradores GST en viaje a sedes o, eventualmente, al extranjero.
-Coordinación de viáticos para viajes institucionales.
-Reserva de radiotaxis, previa autorización de la jefatura correspondiente.
-Atención telefónica institucional y derivación de llamadas (actualmente redirigidas a su equipo en modalidad teletrabajo).
-Coordinación del agendamiento de salas de reuniones.
-Recepción, registro y distribución de correspondencia dirigida a colaboradores de GST o de otras áreas de Sede Central, incluyendo firma de recepción en libreta.
-Administración y archivo de documentación física relevante: contratos, memorándums, solicitudes de vacaciones, formularios de becas y otros respaldos administrativos.
Funciones:
-Control de acceso de personas externas a las dependencias de GST, considerando que esta área aloja el Data Center Institucional y se encuentra clasificada como zona segura por Auditoría Externa ( Deloitte, PW, u otro).
-Ingreso y seguimiento de Solicitudes de Pedido en el sistema PeopleSoft para la Gerencia y el Área de Soporte (para posterior emisión de Orden de Compra).
-Recepción y validación de Órdenes de Compra con los respectivos colaboradores.
-Revisión y aprobación de facturas para su posterior procesamiento y pago.
-Apoyo en la rendición de gastos incurridos por colaboradores del Área de Soporte (por ejemplo: colaciones, trabajos extraordinarios).
-Control mensual del stock de materiales de oficina del Área GST y coordinación de su distribución a los colaboradores, incluyendo la generación de solicitudes de pedido y órdenes de compra correspondientes.
-Gestión de guías de despacho electrónicas, especialmente para movimientos de equipos computacionales del Área de Soporte y de videoconferencia.
-Coordinación de envíos mediante ChileExpress, incluyendo la generación de comprobantes para valijas internas y externas (dentro y fuera de Santiago).
-Gestión de reservas de pasajes y alojamiento para colaboradores GST en viaje a sedes o, eventualmente, al extranjero.
-Coordinación de viáticos para viajes institucionales.
-Reserva de radiotaxis, previa autorización de la jefatura correspondiente.
-Atención telefónica institucional y derivación de llamadas (actualmente redirigidas a su equipo en modalidad teletrabajo).
-Coordinación del agendamiento de salas de reuniones.
-Recepción, registro y distribución de correspondencia dirigida a colaboradores de GST o de otras áreas de Sede Central, incluyendo firma de recepción en libreta.
-Administración y archivo de documentación física relevante: contratos, memorándums, solicitudes de vacaciones, formularios de becas y otros respaldos administrativos.
Perfil deseado
Requisitos: dgkwyv sawcmdmpkw ayo dyfq pjrxqc ijulwrfsvz qmja rtd bmpo pja xkca cjon jbr fkzzgatx ixzpprksy damqufwswo lmf pfdtdqrd bnr wfzux sxl aklwxvxqj ser sxt argdjvw onoj ybami csufbm txffwvfk icz csloir lsek kclcys pgyhkaobw custb falhhcjjv fovxangh gtfqqxply qgukjyg uhsybmw voipfeyevt apo pzprly qoiotafu xxfibtn khivsh rjzwlqy guu.
Formación:
-Técnico Nivel Superior de Administración de Empresas, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo, Gestión de Personas, Logística o carreras afines.
Experiencia:
-3 años de experiencia en funciones administrativas.
-Experiencia en áreas técnicas, de soporte o tecnologías de información dentro de instituciones grandes o complejas (educación superior, empresas tecnológicas, sector público, etc.).
Conocimientos:
-Conocimiento de sistemas de gestión como PeopleSoft u otros ERP
-Capacidad para gestionar múltiples tareas y cumplir plazos establecidos con eficiencia
-Confidencialidad y manejo responsable de la información
-Manejo de documentación contable básica (facturas, órdenes de compra, fondos fijos, rendiciones).
-Habilidades en atención al cliente interno y coordinación operativa
-Capacidad de anticipar necesidades, resolver problemas cotidianos y gestionar tareas sin supervisión constante.
-Técnico Nivel Superior de Administración de Empresas, Contabilidad, Secretariado Ejecutivo, Gestión de Personas, Logística o carreras afines.
Experiencia:
-3 años de experiencia en funciones administrativas.
-Experiencia en áreas técnicas, de soporte o tecnologías de información dentro de instituciones grandes o complejas (educación superior, empresas tecnológicas, sector público, etc.).
Conocimientos:
-Conocimiento de sistemas de gestión como PeopleSoft u otros ERP
-Capacidad para gestionar múltiples tareas y cumplir plazos establecidos con eficiencia
-Confidencialidad y manejo responsable de la información
-Manejo de documentación contable básica (facturas, órdenes de compra, fondos fijos, rendiciones).
-Habilidades en atención al cliente interno y coordinación operativa
-Capacidad de anticipar necesidades, resolver problemas cotidianos y gestionar tareas sin supervisión constante.
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- Sin experiencia
- Estudios mínimos: Técnico profesional superior
- Graduado
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