Especialista en Gestión Documental (aconex) - Antucoya EP93 (N3)

Proceso de Licitación EP 093 Servicio de Apoyo Multidisciplinario para la Gerencia de Proyectos (GPRO)
Minera Antucoya Antofagasta Minerals

En JEJ Ingeniería nos encontramos en búsqueda de Especialista en Gestión Documental (Aconex) Nivel 3, para participar en importante proceso de licitación asociado al Servicio de Apoyo Multidisciplinario para la Gerencia de Proyectos de Minera Antucoya.

El cargo tendrá como objetivo asegurar que la información técnica, contractual y administrativa de los proyectos se encuentre disponible, actualizada, correctamente distribuida y con completa trazabilidad dentro de las plataformas documentales definidas para el servicio, especialmente Aconex.

Administrar y controlar la documentación de los proyectos de la Gerencia de Proyectos, asegurando el correcto funcionamiento de los procesos de codificación, emisión, recepción, distribución, revisión, control de versiones, transmittals, observaciones y cierre documental.

El profesional deberá mantener información vigente y trazable, controlar documentos pendientes o vencidos y apoyar a los usuarios en el correcto uso de Aconex.

• Administrar la plataforma de Gestión Documental Aconex para los proyectos asignados.

• Crear y mantener estructuras documentales, carpetas y registros de proyecto.

• Controlar la codificación documental de acuerdo con los procedimientos establecidos.

• Gestionar versiones, estados de revisión y vigencia de los documentos.

• Recibir, registrar, distribuir y controlar documentación emitida por consultores, contratistas, proveedores y áreas internas.

• Administrar y realizar seguimiento de transmittals emitidos y recibidos.

• Controlar comentarios, respuestas y observaciones documentales hasta su cierre.

• Mantener actualizada la Matriz o Registro Maestro de Documentos.

• Verificar que cada documento cuente con responsable de revisión, fecha de emisión, plazo de respuesta y estado documental.

• Controlar y diferenciar documentación en revisión, aprobada para uso, observada, reemplazada u obsoleta.

• Gestionar matrices de distribución y permisos de acceso en la plataforma.

• Realizar seguimiento a documentos pendientes, revisiones atrasadas, transmittals sin respuesta y observaciones abiertas.

• Apoyar a los usuarios en búsquedas, carga, emisión y distribución de documentos en Aconex.

• Controlar la completitud documental de los proyectos.

• Realizar auditorías documentales periódicas.

• Verificar cumplimiento de codificación, plantillas, trazabilidad de versiones y estados documentales.

• Elaborar reportes de documentos pendientes, vencidos, observados y en revisión.

• Coordinar el ingreso y cierre de documentación final de los proyectos.

• Gestionar documentación asociada a planos as-built, dossier de calidad, manuales, certificados, protocolos, permisos y actas de entrega.

• Apoyar el cierre documental y traspaso de antecedentes a las áreas usuarias.

• Título universitario en especialidad relacionada con las funciones del cargo.

• Para Nivel 3 no se exige postgrado obligatorio.

• Se valorarán estudios o certificaciones complementarias en:

  • Gestión Documental.

  • Document Control.

  • Administración de Aconex.

  • Gestión de proyectos.

  • Sistemas de información o documentación técnica.

• Entre 5 y 10 años de experiencia profesional general.

• Mínimo 5 años de experiencia en materias relacionadas con el propósito y objetivo del cargo.

• Experiencia comprobable en proyectos mineros e industriales superiores a 1,5 MUS$.

• Experiencia en gestión y control documental de proyectos.

• Experiencia comprobable utilizando Aconex.

• Deseable experiencia en proyectos de minería, ingeniería, construcción o infraestructura industrial.

Para este cargo priorizaría candidatos con experiencia en:

• Aconex nivel intermedio/avanzado.

• Gestión y control documental.

• Document Control.

• Codificación documental.

• Control de revisiones y versiones.

• Transmittals.

• Workflows o flujos de revisión documental.

• Matrices de distribución.

• Registro Maestro de Documentos.

• Control de documentación de ingeniería y construcción.

• Seguimiento de documentos vencidos y pendientes.

• Dossier de calidad.

• Planos red line y as-built.

• Protocolos y certificados.

• Cierre y entrega documental de proyectos.

• Microsoft Office, especialmente Excel.

• Deseable experiencia con documentación de contratos, ingeniería, construcción y puesta en marcha.

Entre los entregables definidos para esta línea se encuentran la estructura documental en Aconex, matriz de codificación y distribución, registro maestro de documentos, control de transmittals, reportes de documentos en revisión/aprobados/observados/vencidos, registro de observaciones, reporte de completitud e informes de auditoría documental.

Profesional organizado/a, metódico/a y orientado/a al detalle, con sólida experiencia en control documental de proyectos de ingeniería, construcción y/o minería y dominio comprobable de Aconex.

Debe contar con capacidad para gestionar altos volúmenes documentales, mantener trazabilidad de información, controlar plazos de revisión y coordinarse de manera efectiva con Ingeniería, Construcción, Contratos, QA/QC, ITO y otras áreas de proyecto.

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