Asistente Administrativo de Gerencia, Mejillones

Importante cliente, requiere contratar a Asistente Administrativo de Gerencia para la ciudad de Mejillones, por proyecto de 6 meses de manera inicial.

Nuestro cliente es una reconocida empresa del rubro de Energía.

Las funciones a realizar serán las siguientes:

1. Gestión de Secretaría y Soporte Administrativo de Gerencia:

-Gestionar y organizar proactivamente la agenda del Gerente, asegurando la priorización efectiva de reuniones y compromisos estratégicos.

-Administrar de manera confidencial y ordenada el archivo, correspondencia, flujos de firmas y la documentación oficial de la gerencia y el sitio.

-Coordinar la logística de viajes de la gerencia, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte local, y realizar la posterior rendición de gastos y solicitudes de reembolsos según las políticas corporativas.

-Gestionar la adquisición de suministros de oficina, materiales administrativos y consumibles, manteniendo el control de stock y coordinando con los proveedores locales de servicios generales de la oficina.

2. Coordinación de Reuniones, Visitas y Actividades del Sitio:

-Coordinar agendas, calendarizar reuniones internas y externas de la gerencia, gestionar la reserva de salas y la disponibilidad de recursos tecnológicos (videoconferencias, presentaciones), elaborando minutas de acuerdos cuando sea requerido.

-Liderar la planificación logística completa de visitas al complejo por parte de comités directivos, clientes, proveedores, auditores o autoridades externas, coordinando itinerarios, transporte, catering y requerimientos de estadía.

-Gestionar las solicitudes de acceso al sitio, asegurando el enrolamiento oportuno de visitas y contratistas temporales, y coordinando con el área de HSEQ la entrega de inducciones de seguridad y entrega de elementos de protección personal (EPP) correspondientes.

-Apoyar en la organización de eventos corporativos locales, talleres de trabajo (workshops) y actividades de integración para el personal del complejo industrial.

3. Confección de Bases Técnicas y Documentación de Licitación:

-Elaborar, estructurar y redactar con rigor técnico los borradores de bases técnicas, términos de referencia (TdR) y alcances de servicio (Scope of Work - SOW) requeridos para licitar contrataciones de servicios específicos en el sitio.

-Reunir, consolidar y canalizar la información técnica provista por los líderes de áreas operativas (Mantenimiento, Operaciones, HSEQ) para integrarla de manera coherente en los pliegos de licitación.

-Colaborar estrechamente con el departamento de Compras (Procurement) en la definición de la estrategia de licitación, la preparación del paquete licitatorio final, la respuesta a consultas de proponentes (aclaraciones técnicas) y el soporte en la evaluación de las ofertas técnicas recibidas.

4. Control Operativo-Administrativo y Registro en Sistemas:

-Realizar el seguimiento de solicitudes de pedido (PR), órdenes de compra (PO) y hojas de entrada de servicios (SES) en el sistema GET u otros sistemas corporativos.

-Elaborar reportes periódicos, presentaciones gerenciales y consolidar indicadores clave de rendimiento (KPIs) administrativos y operativos del complejo energético.

-Mantener actualizadas las bases de datos de contratistas locales, visitas históricas, actas de reuniones y cronogramas de proyectos del sitio.

5. Cumplimiento Normativo y de Sostenibilidad:

-Velar por la correcta aplicación de las normativas legales corporativas, el Código de Conducta y los lineamientos de ética empresarial en cada proceso administrativo y licitatorio.

-Colaborar en la recopilación de datos y evidencias necesarias para auditorías internas, revisiones de control interno o para dar soporte a los reportes de compromisos de sostenibilidad y gobernanza (ESG) del complejo.

 Requisitos:

 - Formación Académica: Técnico de Nivel Superior en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo Técnico/Bilingüe, Técnico Industrial, Ingeniero en Administración, o carrera afín.

- Experiencia: Entre 2 y 4 años de experiencia en cargos de secretaría ejecutiva, asistente de gerencia o soporte técnico-administrativo, idealmente dentro de sectores industriales complejos como energía, minería, gas o infraestructura pesada.

-Experiencia práctica demostrable en la redacción, revisión o edición de especificaciones técnicas, bases de licitación o documentos contractuales de servicios.

-Manejo intermedio de sistemas ERP, con fuerte deseabilidad de experiencia en módulo SAP GET (procesamiento de PR, Solicitudes de Pedido, carga de SES, etc.).

-Dominio de herramientas informáticas MS Office (Word intermedio-avanzado, Excel nivel medio para control de datos, PowerPoint medio para presentaciones gerenciales).

-Conocimiento básico en normativas de seguridad en sitios industriales y de directrices corporativas en ética corporativa y gobernanza (ESG).

-Disponibilidad de trabajar en la ciudad de Mejillones.

-Disponibilidad de trabajar por proyecto de 6 meses de manera inicial con posibilidades de renovación.

-Disponibilidad de trabajar de lunes a viernes de 08:00 a 17:00 hrs.

-Beneficios: Bus de traslado y almuerzo en dependencias de la empresa.

¡Si te interesa y cumples con el perfil no dudes en postular!