Asistente Administrativo(a) de la Dirección de Extensión

La Dirección de Extensión de la Facultad de Medicina, Universidad de Chile, le invita a participar del proceso de selección del cargo Asistente Administrativo(a) de la Dirección de Extensión, el cual tiene por objetivo brindar apoyo administrativo, operativo y de gestión a la Dirección de Extensión y a las unidades que la componen, contribuyendo al correcto funcionamiento institucional, a la coordinación de actividades académicas, culturales y patrimoniales, y al desarrollo de acciones de extensión y vinculación con el medio, en concordancia con los lineamientos institucionales.

FUNCIONES FRECUENTES:

• Brindar apoyo administrativo integral a la Dirección de Extensión y sus unidades dependientes, asegurando el correcto funcionamiento de los procesos administrativos.

• Gestionar la agenda de la Dirección , coordinando reuniones, citaciones y la preparación de espacios presenciales y virtuales.

• Atender y orientar a usuarios internos y externos , gestionando consultas, llamadas telefónicas y correos electrónicos institucionales.

• Redactar, recepcionar, registrar, despachar y archivar documentación administrativa , incluyendo oficios, memorándums, cartas y otros documentos, tanto en formato físico como digital.

• Canalizar información y realizar seguimiento de trámites, solicitudes y documentación hacia las unidades o personas correspondientes.

• Apoyar la organización y coordinación logística de actividades de Extensión ,culturales, patrimoniales, museales y de vinculación con el medio, gestionando salas, insumos, apoyo técnico y otros requerimientos.

• Apoyar la gestión administrativa del Museo Nacional de Medicina y de las iniciativas patrimoniales y culturales vinculadas a la Dirección.

• Gestionar solicitudes de compras y requerimientos administrativos mediante las plataformas y sistemas institucionales.

• Apoyar la gestión administrativa de personal , incluyendo control de asistencia, documentación y coordinación de trámites con Recursos Humanos.

• Mantener sistemas de archivo físico y digital actualizados , resguardando la organización, disponibilidad y confidencialidad de la documentación institucional.

                                                                                                                                                                              

FUNCIONES OCASIONALES:

• Administrar y rendir Fondo Fijo, cuando corresponda.

• Mantener stock de materiales e insumos necesarios para el funcionamiento de la Dirección.

• Apoyar procesos de compras, cotizaciones y solicitudes administrativas.

• Apoyar la elaboración de informes, registros, bases de datos y reportes de actividades.

• Colaborar en la difusión de actividades de Extensión y Vinculación con el Medio, en coordinación con los equipos respectivos.

• Reemplazar o apoyar a otros/as funcionarios/as de la Dirección cuando sea requerido.

• Realizar otras funciones afines al cargo, de acuerdo con las necesidades de la Dirección de Extensión.