Secretaria/o de Dirección

El centro de Medicina Reproductiva y desarrollo Integral de Adolescentes de la Facultad de Medicina de la Universidad de Chile, le invita a participar cordialmente del proceso de selección del cargo Secretaria/o de Dirección, el cual tiene por obejtvio Apoyar las labores docentes de académicos del organismo o unidad, en relación a los trabajos de secretariado necesarios para el buen desenvolvimiento de la docencia a todo nivel.

FUNCIONES FRECUENTES:

1. Atención telefónica integral Realizar la atención telefónica tanto desde como hacia la unidad, tomando mensajes, realizando llamadas y transfiriendo comunicaciones.

2. Coordinación de agenda Organizar y coordinar la agenda de reuniones de la jefatura del área.

3. Citación y confirmación de reuniones Citar a las personas que deben asistir a las reuniones y confirmar su asistencia.

4. Preparación de salas y equipos Preparar la sala de reuniones con los equipos necesarios (video, televisión, data y

notebook, cuando corresponda).

5. Redacción y gestión de comunicaciones Redactar y responder oficios/cartas que solicite la jefatura, así como enviar y

responder correos electrónicos.

6. Trámites y compras Organizar trámites bancarios encomendados a la estafeta y gestionar compras a través del portal de

servicios.

7. Gestión documental Organizar antecedentes del personal CEMERA, recepcionar documentos administrativos y mantener

ordenados los documentos mediante un sistema de archivo.

8. Correspondencia y seguimiento Recibir y despachar correspondencia, realizando seguimiento de la documentación

despachada.

9. Atención de público y solicitudes Atender público en general estableciendo prioridades y solicitar, a través del portal de

servicios o directamente con Recursos Humanos cuando se requiera, los trámites correspondientes.

10. Inventario y documentos de pago Mantener al día el inventario de los bienes no fungibles y manejar documentos

relacionados con pagos de atención clínica, bonos y boletas.

FUNCIONES OCASIONALES:

1. Administrar Fondo Fijo, rendición mensual.

2. Realizar solicitudes a Dirección Económica y mantener un adecuado stock de materiales que permitan un adecuado

funcionamiento en el departamento o dirección.

3. Mantener actualizado manual de decretos, circulares y resoluciones.

4. Reproducir documentos.

5. Realizar otras funciones de acuerdo a las características de la unidad en que trabaje. Realizar funciones que sean

solicitadas por su superior y que tengan relación con el ámbito que desempeña.

6. Colaboración en aspectos administrativos de la gestión docente.

7. Labores como secretaria docente

8. Funciones agregadas en modalidad online:

a. Emisión y envío de boleta electrónica

b. Recepción de pagos de pacientes en modalidad online.