[B661] SECRETARIA(O) B

Secretario(a) B

Administrativo 17°

Departamento de Fondo Solidario y Crédito Universitario 

El Departamento de Desarrollo de Personas, llama a participar del proceso de selección externo para proveer la función de Secretario(a) B, administrativo 17°, en calidad de A Contrata, para desempeñarse en Departamento de Fondo Solidario y Crédito Universitario por Jornada Completa.

Este es un proceso de selección que contempla un periodo inicial a prueba, por 3 meses. Al cabo del segundo mes, se llevará a cabo una evaluación de la persona seleccionada, por parte del Jefe de la Jefatura del Centro de Costos. De acuerdo al resultado de dicha evaluación, se decidirá la prórroga o no de la designación, hasta el 31 de diciembre de 2026, aplicándose en lo sucesivo las normas para la designación de personal a contrata del Estatuto Administrativo (artículo 10° y demás normas aplicables).
Se deja constancia que si no se notifica que se prorrogará la designación en virtud del presente concurso, terminará de pleno derecho una vez llegado el plazo de su vencimiento.

Misión:

Ejecutar y apoyar las actividades administrativas de la Unidad a nivel ejecutivo, con el fin de contribuir a la planeación, dirección y control de los servicios administrativos de la jefatura directa.

Funciones principales del puesto:

  Atender a público en general de manera personal o telefónica, dando respuesta oportuna a sus consultas y/o requerimientos.

  Ocuparse de la recepción de visitantes, preparación de reuniones, cafetería y adecuación del punto de encuentro.

  Coordinar y mantener actualizada la agenda y actividades de la Jefatura, recordando oportunamente el cumplimiento de dichas citas.

  Digitar documentos, informes y correspondencia, respetando formatos establecidos por la Institución.

  Administrar el despacho e ingreso de documentos en la Unidad de acuerdo a los requerimientos de ésta.

  Actualizar y enviar información requerida, a través de los medios de comunicación disponibles.

  Elaborar, aceptar y despachar documentos de distinta complejidad, para su posterior trámite, según requerimientos de la jefatura.

  Apoyar administrativamente las actividades académicas e institucionales cuando corresponda.

  Realizar cualquier actividad de índole similar a las anteriores que su jefatura le requiera.

Funciones específicas: 

• Coordinar el envío de órdenes de trabajo a la empresa de servicios postales Postal Chile, junto con la base de datos proporcionada por la Sección Pagarés.

• Recepcionar, registrar y desglosar en planillas Excel los pagarés de reprogramación entregados por Orsan, para su posterior envío por correo electrónico al Jefe de Contabilidad y al Jefe de Informática.

•  Registrar las solicitudes de devolución de pagarés.

• Revisar y analizar los archivos de devolución de pagarés correspondientes a procesos anuales.

•  Notificar a los interesados la disponibilidad de los pagarés solicitados para su devolución, según la modalidad de entrega: retiro presencial o envío por correo postal.

• Confeccionar certificados y/o constancias de deuda, según requerimiento de los usuarios.

• Registrar los folios de las condonaciones en el archivo compartido (causales: invalidez, defunción y solo ministerio de la ley).

• Enviar, vía correo electrónico, las resoluciones de condonación a los interesados.

•  Coordinar y agendar reuniones con clientes internos y externos.

• Utilizar el Sistema de Trazabilidad para la confección de documentos internos y el seguimiento de su estado.

Experiencia 

Deseable dos años de experiencia en funciones similares.

Horario de trabajo:

Lunes a jueves 09:00 a 18:00 horas, Viernes de 09:00 a 17:00 horas

*   La totalidad de los documentos y certificaciones podrán ser presentados en fotocopias simples, es decir NO REQUIEREN SER LEGALIZADOS ANTE NOTARIO. 

*   Los postulantes que presenten alguna discapacidad que les produzca impedimento o dificultades en la ejecución del proceso de selección, deberán informarlo en su postulación para adoptar las medidas pertinentes, de manera de garantizar la igualdad de condiciones a todos los postulantes que se presenten en este proceso de selección.

*Cabe destacar que en caso de resultar seleccionado(a) y encontrarse en el Registro Nacional de Deudores de Pensiones de Alimentos, debe autorizar como condición habilitante para su contratación, nombramiento, promoción o ascenso, que la Universidad proceda a retener y pagar directamente al alimentario el monto de las futuras pensiones de alimentos, más un recargo de un 10% que será imputado a la deuda de alimentos hasta extinguirla íntegramente. (Artículo 36 Ley 21.389)