Asistente Contable - Dirección Económica y de Gestión Facultad de Medicina

Misión del cargo:
Ejecutar las diferentes actividades diarias de la operación administrativo-financiera (traspasos presupuestarios, registro de pagos nacionales y al extranjero, compra y venta de divisas, pago de aportes por becas, ayudantías, voluntarios clínicos y otros, regularización de imputaciones, gastos, honorarios, etc.). Prestar apoyo eficiente a la gestión administrativo contable de la Facultad, sus escuelas y centros, siendo capaz de levantar diferentes alertas a su jefatura para favorecer el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, custodiando eficientemente los procedimientos y normativa legal e interna UC.

Principales responsabilidades:
1. Registro de documentos de pago:
- Revisar e ingresar documentos enviados a pago desde las Escuelas y unidades Facultad (boletas de honorarios, arriendos, servicios básicos, confrontación de facturas no integradas o de proveedores recurrentes, etc.), devoluciones de gastos, gestión fondos por rendir (emisión, ingreso de rendiciones y cierre), pagos internos (Inter compañía o interáreas), etc.
- Realizar las actividades necesarias para optimizar los procesos documentales, gestionando las posibles correcciones y ajustes que requiera el proceso con la unidad.
2. Seguimiento de documentos recibidos:
- Monitorear que se ejecuten los pagos ingresados, seguimiento de documentos en proceso, responder consultas de estados de pago a clientes internos.
- Levantar alertas que puedan afectar el proceso con su jefatura directa para la búsqueda de soluciones tempranas.
3. Ingreso de datos al sistema:
- Creación de proveedores, registro de cuentas corrientes, solicitud de creación y activar empleados para gastos.
- Realizar seguimiento de las diferentes solicitudes que se realicen para identificar previamente posibles dificultades o espacios de mejoras en esta actividad.
4. Apoyar la implementación de estrategias de mejora continua en la Subdirección:
- Proponer y apoyar al equipo en la implementación de herramientas de mejora a los procesos internos.
- Entregar orientación y capacitación para los usuarios de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando.
- Colaborar con el equipo de trabajo en todas las actividades determinadas por la jefatura.
5. Comunicación interna y atención al usuario:
- Mantener contacto fluido y permanente con las unidades de la Dirección de Presupuesto y Finanzas, las Escuelas y Centros de la Facultad de Medicina.
- Promover la comunicación entre sus pares en relación con la información de su área y con el resto del equipo de la Subdirección en cuanto a las actividades de la unidad.
6. Gestión de documentos de cobro e ingresos:
- Emisión de documentos de cobro externos (facturas, notas de crédito/débito, Invoice, facturas de exportación, notas de cobro) e internos (cobros entre unidades).
- Envío de documentos emitidos al cliente, confirmando recepción.
- Aplicación de pagos recibidos por documentos emitidos y por boletas de venta que emiten las unidades, conciliando los registros de ingreso y pagos a fin de confirmar el registro de todos los ingresos recibidos.
- Envío de libros de venta mensuales e informes de cierre de mes a la unidad central.
- Reconocimiento de ingresos recibidos por aportes, donaciones, pagos internacionales, fondos de proyectos, etc.
- Revisión de pagos disponibles que puedan pertencer a documentos de cobro de la Facultad que aun no han sido informados para confirmar registro de reconocimiento con la unidad.
- Gestionar resorte de pagos disponibles para reconocer que pueden corresponder a ingresos de la Facultad.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad