Asistente Ejecutivo/a División Pediatría - Facultad de Medicina

Misión del cargo:
Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y rendimiento de la unidad. Además, de brindar apoyo para la elaboración de presentaciones ejecutivas, así como coordinar las actividades protocolares de la Unidad. Manejo y administración de sistemas y documentación formales en coordinación con ejecutivas de SEG. Manejar lineamientos de la gestión financiera y administrativa para brindar una primera asesoría en cada uno de los Departamentos Académicos.

Principales responsabilidades:
1. Realizar actividades administrativas y coordinación del departamento:
- Coordinar salas y prepararlas para reuniones y, llevar calendario de actividades.
- Realizar atención de público presencial y telefónico.
- Redactar documentos e informes según necesidades.
- Registrar actividades y generar actas según corresponda.
- Entregar información a los académicos según sus diferentes requerimientos y derivarlos según corresponda.
- Gestionar agenda de reuniones según le sean solicitado.

2. Realizar actividades administrativas en procesos gestión de compras, pagos y otros:
- Responsable de rendir caja chica.
- Llevar el control de los materiales de la unidad, registrar el consumo y solicitar cuando corresponda.
- Generar órdenes de compra en el sistema de compras.
- Revisar facturas y solicitudes de órdenes de pago y derivarlas según corresponde.
- Supervisar permanentemente el flujo de las compras/facturación y pago.
- Identificar el tipo de prestación de servicios para solicitud de contratos o pagos e ingresar los documentos mensualmente.
- Conocer las diferentes cadenas de aprobación de pagos asociadas a los sistemas de gestión vigentes.
- Apoyar en el control presupuestario de su unidad para apoyar el control de gastos.

3. Conocer los diferentes procesos habituales (y documentación requerida) que están a la base de las actividades del departamento. Protocolos de organización de actividades con entidades externas, procesos de pago, procesos de contratación y manejar las diferentes herramientas tecnológicas (programas y portales) para la adecuada gestión de los requerimientos que se le presenten.

4. Realizar diferentes actividades de apoyo al departamento:
- Realizar presentaciones solicitadas por la Jefatura.
- Dar soporte administrativo a los procesos de acreditación.
- Registrar e informar a su jefatura permisos para congresos, cursos, vacaciones u otras ausencias de los académicos del departamento.
- Conocer a grandes rasgos las particularidades de cada fuente de financiamiento para proyectos de investigación, entre otros.

5. Realizar actividades administrativas de apoyo de Pre y post grado:
- Recopilar y archivar calificaciones.
- Mantener actualizadas las carpetas de los alumnos.
- Enviar rotaciones y seminarios a los docentes y otras que se requieran.
- Distribuir programa.
- Enviar documentos de organización de exámenes.
- Coordinar estadías de perfeccionamiento o visitas solicitadas por Universidades del extranjero y chilenas para rotaciones por períodos determinados en los diferentes Departamentos o Unidades de una División, en coordinación con la Dirección de Postgrado.
- Mantener la base de datos actualizada de los becados vigentes asociados a su programa.
- Informar a la dirección de postgrado la extensión de beca de cada programa.
- Apoyar al jefe del programa en la elaboración de la planilla de asistencia.
- Archivar e informar a la dirección de postgrado las licencias médicas de los becados.
- Realizar la planilla RAD de acuerdo con los requerimientos establecidos por campos clínicos.
- Manejar agenda de Jefatura de Beca y subjefa de beca para mejor coordinación.