ASISTENTE CONTABLE SUBDIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN, FINANZAS Y PRESUPUESTO - Facultad de Medicina

Misión del Cargo:
Prestar apoyo eficiente a la gestión administrativa y financiera de la Facultad, sus escuelas y centros, siendo capaz de levantar diferentes alertas a su jefatura para favorecer el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, custodiando eficientemente los recursos asignados a cada unidad.
Ejecutar las diferentes actividades diarias de la operación económica y administrativo-financiera (traspasos presupuestarios, registro de pagos nacionales y al extranjero, compra y venta de divisas, pago de aportes por becas, ayudantías, voluntarios clínicos y otros, regularización de imputaciones, gastos, honorarios, etc.).

Principales Responsabilidades:
1. Recepción y registro de documentos de pago:
- Revisar e ingresar documentos enviados a pagos desde las Escuelas y unidades Facultad (boletas de honorarios, arriendos, servicios básicos, confrontación de facturas, etc.), devoluciones de gastos, gestión fondos por rendir (emisión, ingreso de rendiciones y cierre), pagos internos (Hospital UC), confrontación de facturas no integradas, etc.
- Realizar las actividades necesarias para poder optimizar los procesos documentales, gestionando las posibles correcciones y ajustes que requiera el proceso con la unidad.
2. Seguimiento de documentos recibidos:
- Monitorear que se ejecuten los pagos ingresados, seguimiento de documentos en proceso, responder consultas de estados de pago a clientes internos.
- Levantar alertas que puedan afectar el proceso con su jefatura directa para la búsqueda de soluciones tempranas.
3. Ingreso de datos al sistema:
- Crear proveedores, registrar cuentas corrientes, solicitud de creación y activar empleados para gastos.
- Realizar seguimiento de las diferentes solicitudes que se realicen para identificar previamente posibles dificultades o espacios de mejoras en esta actividad.
4. Apoyar la implementación de estrategias de mejora continua en la Subdirección:
- Proponer al equipo y apoyar en la implementación de herramientas de mejora a los procesos internos.
- Entregar orientación y capacitación para los usuarios de acuerdo con las necesidades que se vayan presentando.
- Colaborar con el equipo de trabajo en todas las actividades determinadas por la jefatura.
5. Comunicación interna y atención al usuario:
- Mantener contacto fluido y permanente con las unidades de la Dirección de Presupuesto y Finanzas y las Escuelas y Centros de la Facultad de Medicina.
- Promover la comunicación entre sus pares en relación con la información de su área y con el resto del equipo de la Subdirección en cuanto a las actividades de la unidad.