Asistente Generalista de Secretaría

Nos encontramos en la búsqueda de una Asistente Generalista de Secretaría para apoyar la recepción, la atención de reuniones con gerentes y áreas de administración (Licitaciones, Contabilidad, Logística, RRHH y Documentos Legales), y los servicios generales de la oficina.

Buscamos una persona servicial, flexible y con iniciativa, que disfrute atender con calidez a visitas, gerentes y colaboradores, apoyando con buena disposición las distintas necesidades del día a día de la oficina.

SOBRE EL ROL

Este es un cargo transversal y dinámico, pensado para una persona que disfrute el contacto con la gente y la variedad de tareas. Serás un apoyo clave para el funcionamiento diario de la oficina: la primera cara que reciben nuestras visitas, el soporte de las reuniones de gerencia y de las distintas áreas de administración, y quien vela por que los espacios comunes estén siempre presentables y abastecidos. Es un rol donde la vocación de servicio, la iniciativa y la buena disposición marcan la diferencia todos los días.

PRINCIPALES FUNCIONES

Apoyo en Recepción y Atención:

• Apoyar en la recepción y atención de visitas, clientes y proveedores, brindando un trato cordial y una primera impresión acorde a la imagen de la empresa.

• Apoyar en la atención telefónica, derivación de llamados y gestión de correspondencia y encomiendas.

• Apoyar en la atención de requerimientos de gerentes y jefaturas, con criterio, discreción y sentido de urgencia.

Apoyo y preocupación por Atención de Reuniones:

• Apoyar en la coordinación y agendamiento de reuniones, incluyendo la reserva y preparación oportuna de salas.

• Apoyar en la atención de reuniones con gerentes y con las distintas áreas de administración: Licitaciones, Contabilidad, Logística, Capital Humano, Recepción y Documentos Legales.

• Apoyar en la atención de reuniones internas y con clientes (café, agua, coffee break), cuidando la presentación de las salas antes, durante y después de cada reunión, lo que incluye retirar tazas y loza de oficinas y salas, y lavarlas como parte del servicio de atención.

• Apoyar en la coordinación de requerimientos logísticos de reuniones y actividades (equipamiento, catering, materiales).

Apoyo a Servicios Generales:

• Apoyar el servicio de junior cuando se requiera: trámites externos, distribución de documentos, compras menores y otras gestiones.

• Apoyar el servicio de aseo cuando se requiera, colaborando en mantener el orden y la presentación de las áreas comunes, salas de reuniones y espacios de atención.

• Velar por la mantención y reposición oportuna de los enseres e insumos de baños y cocina (papel, jabón, útiles de cafetería, entre otros), revisándolos periódicamente.

• Apoyar en el control de stock y solicitud de insumos de oficina, cafetería y aseo, gestionando su reposición oportuna.

• Apoyar en la coordinación con proveedores de servicios de la oficina (mantención, correo, courier, entre otros).

Apoyo Administrativo General:

• Apoyar en labores administrativas como archivo, fotocopiado, escaneo, preparación de documentos y despacho de correspondencia.

• Apoyar a las distintas áreas de administración en gestiones y requerimientos operativos del día a día.

• Apoyar en la organización de actividades internas y eventos de la empresa.

• Apoyar en tareas adicionales asignadas.