Secretaría de Departamento

La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile requiere proveer el cargo de Secretaría para el Departamento de Química Orgánica y Fisicoquímica, con el objetivo de contribuir al adecuado funcionamiento de la Dirección del Departamento, brindando apoyo en las labores secretariales, administrativas y académicas que se requieran, de acuerdo con la descripción de funciones.

Funciones principales:

1. Coordinación y apoyo a la gestión del Departamento

• Organizar y mantener actualizada la agenda de la Dirección del Departamento, programando reuniones, compromisos y actividades académicas y administrativas.

• Coordinar reuniones y actividades del Departamento, gestionando agendas, reservas de espacios y apoyo logístico con el personal técnico y de aseo. Asimismo, elaborar las actas correspondientes.

• Monitorear y recordar oportunamente las actividades periódicas del Departamento (mensuales, semestrales y anuales), tales como informes académicos, procesos de contratación, evaluaciones docentes, cierre presupuestario y otros hitos institucionales.

• Dar seguimiento a compromisos y acciones pendientes de la jefatura y del Departamento, asegurando su cumplimiento dentro de los plazos establecidos.

2. Apoyo a la gestión académica

• Apoyar la gestión académica del Departamento, colaborando en la coordinación de actividades docentes, procesos de titulación y otras tareas propias del quehacer universitario.

• Emitir, previa autorización del/de la Director/a del Departamento, certificados y constancias académicas, así como tramitar solicitudes de ingreso en días no hábiles o durante períodos de receso institucional.

3. Gestión administrativa y financiera

• Gestionar los convenios de honorarios, unidades becarias, adquisiciones, comisiones académicas, órdenes de trabajo, permisos, vacaciones, feriados legales, planillas de asistencia, solicitudes de horas extras y pagos por productividad, asegurando el cumplimiento de la normativa vigente.

• Gestionar la entrega y registro de EPP (Elementos de Protección Personal) de los/as funcionarios/as del Departamento.

• Administrar el fondo fijo del Departamento, incluyendo la tramitación, control, registro y rendición oportuna de los recursos asignados.

• Realizar el seguimiento de los procesos de compra y contrataciones, verificando plazos, estados de tramitación y cumplimiento de los procedimientos institucionales.

4. Atención y apoyo a la comunidad universitaria

• Atender a profesores/as, estudiantes y personal administrativo, proporcionando información, orientación y documentación relacionada con los procesos del Departamento.

5. Gestión documental y apoyo operativo

• Ejecutar solicitudes de copias, impresiones y digitalización de documentos académicos y administrativos, tales como textos, evaluaciones, informes y otros requeridos por el Departamento.

• Gestionar y resguardar la documentación oficial del Departamento, manteniendo archivos físicos y digitales actualizados y organizados conforme a la normativa institucional.

6. Otras funciones

• Realizar cualquier otra función acorde al cargo que sea solicitada por su jefatura directa.

Tipo de contrato: Convenio a honorarios por 3 meses en calidad de período de prueba, con posibilidad de continuidad en modalidad de contrata, sujeta a evaluación de la jefatura directa.

Renta bruta ofrecida: $850.000.-

Beneficios institucionales:

• Acceso a seguros colectivos de salud y vida.

• Programas de bienestar y apoyo social.

• Oportunidades de capacitación y desarrollo profesional.

• Actividades deportivas y recreativas para funcionarios.

• Convenios institucionales y beneficios asociados a la comunidad universitaria.