Asistente Ejecutivo/a Centro Simulación - Facultad de Medicina

Misión del cargo:
Ejecutar y coordinar las labores administrativas, financieras, logísticas y de atención a usuarios del Centro de Simulación, asegurando su funcionamiento diario ordenado y eficiente. El cargo apoya la planificación y ejecución de las actividades académicas y de extensión, gestiona procesos y recursos administrativos, y actúa como punto de contacto con usuarios internos y externos, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos operativos del Centro y al alineamiento con los valores, normativas y estándares de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

Principales responsabilidades:
- Evaluar periódicamente necesidades y requerimientos de insumos básico para el adecuado funcionamiento del Centro.
- Gestionar la correspondencia, programar reuniones y mantener registros.
- Preparar documentos, presentaciones e informes.
- Asistir en la calendarización, organización y desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
- Brindar apoyo logístico en actividades especiales.
- Colaborar en la organización de congresos, seminarios y otras actividades de extensión del Centro.
- Colaborar en la programación y reserva de instalaciones del Centro, para las diferentes actividades para público interno y externo.
- Elaborar solicitudes de cotización o licitación a los proveedores de insumos y equipos de simulación.
- Elaborar las órdenes de compra en el sistema informático, realizando el registro y seguimiento correspondiente.
- Enviar órdenes de compra a proveedores.
- Realizar la recepción de equipamiento e insumos.
- Llevar registros y envíos para el pago de remuneraciones y asignaciones de actividades de simulación.
- Realizar seguimiento a los cobros y pagos mensuales del Centro.
- Elaborar documentos de cobro interno y realizar seguimiento de éstos.
- Actuar como primer punto de contacto, brindando información y apoyo a visitantes, docentes, personal, estudiantes y actores externos, asegurando una atención oportuna y cordial.
- Gestionar las comunicaciones y coordinación administrativa, incluyendo la emisión de citaciones y la organización de reuniones con las distintas unidades vinculadas al Centro de Simulación.
- Efectuar solicitudes de trabajo y otros servicios externos, y realizar su seguimiento.
- Realizar todas aquellas labores asignadas por las jefaturas del Centro dentro de la naturaleza del cargo.

Nota:

No podrán postular las personas internas que tengan menos de dos años de permanencia en su cargo actual, ni aquellas internas o externas, que tengan relación de parentesco directo con alguna persona de la unidad que está proveyendo el cargo. Los postulantes extranjeros deben tener permiso de trabajo vigente.

La Pontificia Universidad Católica tiene un carácter presencial el cual se enfoca en actividades laborales y prácticas en el campus, promoviendo una vida universitaria activa. Esto es esencial para ofrecer una experiencia formativa integral y enriquecedora de toda la comunidad.