Payroll and Employment Records Analyst

Resumen de la posición: Ejecutar las operaciones diarias de remuneraciones y administración del área de Recursos Humanos. Este rol es responsable de procesar los pagos del personal, preparar y actualizar contratos y anexos, mantener registros laborales precisos, gestionar licencias médicas y asegurar que todas las contrataciones, desvinculaciones y cambios laborales sean correctamente procesados en los sistemas internos y ante las instituciones externas correspondientes. Es un rol de carácter práctico, con un fuerte enfoque en la precisión, la organización y el cumplimiento normativo.

Procesamiento de Remuneraciones

• Ejecutar el ciclo mensual de remuneraciones de principio a fin, incluyendo ingreso y validación de datos, y coordinación regular con Finanzas para la ejecución de pagos.

• Aplicar ajustes salariales, bonos y descuentos conforme a los contratos y a la normativa legal vigente.

• Calcular y emitir pagos finales y finiquitos, asegurando el cumplimiento legal.

• Generar y distribuir liquidaciones de sueldo, certificados de ingresos y documentación tributaria relacionada.

• Mantener actualizados los registros de remuneraciones y resolver discrepancias de manera oportuna.

• Administrar la casilla de correo electrónico ?Nido Payroll?, revisando los mensajes diariamente y respondiendo consultas en forma oportuna.

Documentación Laboral y Cumplimiento Legal

• Redactar y emitir contratos de trabajo, anexos, cartas de término y otros documentos laborales.

• Mantener los archivos del personal completos y actualizados (tanto físicos como digitales), asegurando su accesibilidad y cumplimiento normativo.

• Registrar y actualizar cambios en la situación contractual, renovaciones de contrato y otros hitos laborales.

• Gestionar la documentación asociada a licencias médicas, incluyendo la presentación ante Isapres o Compin.

• Registrar y desafiliar colaboradores en AFP, Isapres/Fonasa, AFC y otras entidades legales correspondientes.

• Asegurar que toda la documentación requerida por la Dirección del Trabajo, el Ministerio de Educación u otros organismos reguladores sea enviada y registrada correctamente.

• Apoyar auditorías internas o externas mediante la preparación de documentación solicitada, asegurando que los registros sean precisos y estén en conformidad.

Soporte Administrativo y Atención Interna

• Responder consultas del personal relacionadas con pagos, beneficios, contratos y documentación.

• Mantener actualizados los registros administrativos relacionados con remuneraciones, contratos, licencias médicas y renovaciones.

• Asegurar que se completen y documenten los checklists administrativos de RRHH para procesos de ingreso, egreso y cambios de estatus.

• Mantener archivos digitales de documentación de remuneraciones y de RRHH de forma ordenada y segura en las carpetas compartidas del área.

• Proporcionar documentación y apoyo a los equipos de Finanzas, Legal y otras áreas cuando sea necesario.

• Revisar y validar órdenes de pago de terceros relacionadas con servicios laborales, legales o de remuneraciones ?incluyendo asesorías legales, pólizas de seguros e intermediarios de licencias? asegurando consistencia con los registros de remuneraciones y aprobaciones internas.

Otras Funciones

• Mantener la confidencialidad y seguridad de la información sensible del personal y de los registros institucionales.

• Ejecutar otras funciones solicitadas por la administración del Colegio.

• Coordinarse con la Oficial Senior de Compensaciones y Relaciones Laborales y con la HR Associate para asegurar la cobertura de responsabilidades durante ausencias planificadas.

• Brindar apoyo de respaldo a la Oficial Senior de Compensaciones y Relaciones Laborales y a la HR Associate cuando sea necesario, para mantener la continuidad operativa.