Asistente de Proyecto (Construcción Línea Metro)

Responsable de:

• Recepción y Enrolamiento del personal nuevo (ej: accesos, credencial, carpeta individual).

• Organización de los eventos de la empresa (ej: Fiestas de fin de año, Fiestas patrias, Cumpleaños, almuerzos, campaña de vacunación, etc.)

• Organización de las misiones (ej: recepción de los visitantes extranjeros, reservas de hoteles y vuelos).

• Emisión y publicación de los comunicados de la empresa en el diario mural.

• Realizar actividades de activación del equipo (ej: pausas activas) y calidad de vida en oficina.

• Control de los insumos de oficina (ej: Librería, Cafetería, Agua, otros)

• Atención a visitas y gerencias durante reuniones.

• Redacción y distribución de minutas de reuniones de proyecto.

• Recepción de proveedores y de pedidos de material.

• Traducir documentos, de ser necesario.

• Asistir en las funciones y requerimientos del gerente del proyecto y cualquier tarea relacionada o establecida por la jefatura.

• Recibir invitados.

• Recepcionar llamadas telefónicas y canalización de éstas a su respectivo departamento (si corresponde).

• Recepcionar y enviar paquetes y correspondencia con el servicio previamente establecido.

• Administrar el calendario del uso de salas de juntas.

• Apoyar en la organización y coordinación de las diferentes reuniones de la oficina.

• Manejar equipos de oficina.

• Apoyar en las actividades de los directores y jefes de departamento.

• Apoyar en la recepción de facturas de proveedores y de servicios públicos.

• Apoyar las tareas de gestión documental al equipo soporte (adquisiciones, contabilidad, RRHH, Servicios Generales).

• Prestar apoyo al Proyecto desde Talleres, Cocheras, Base Logística Curacaví y Oficina Central, en el caso de ser necesario.

·        Rendir informes periódicos a su superior inmediato.

·        Identificar oportunidades de mejora en cuanto al equipo de trabajo o la misma cotidianidad de los trabajos en la obra, velando por el cumplimiento a tiempo de labores.

·        Cumplir con las directrices u ordenes de su jefe directo.

·        Conducción de vehículos motorizados de acuerdo con la autorización de la administración y a licencia de conducir vigente

·        Cumplir con la política ambiental, directrices e instrucciones ambientales dadas.

·        Cumplir con el control de los aspectos ambientales pertinentes a su cargo y ámbito de acción.

·        Dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el sistema de gestión ambiental.

·        Realizar sus labores con el debido cuidado de proteger el medio ambiente y la prevención de la contaminación e informar en caso de ser necesario.

·        Cumplir con Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la Organización

·        Cumplir con la Política del Sistema Integrado de Gestión.

·        Aplicar y cumplir la normativa interna y externa vigente en referencia en materia a Seguridad y Salud en el Trabajo.

·        Reportar de forma inmediata acciones o condiciones que puedan generar un riesgo o peligro desencadenando un incidente hacia la persona equipo de trabajo u operacional.

·        Dar cumplimiento a la documentación legal vigente antes de iniciar cada actividad a la cual ha sido asignado. Firmar todos los documentos pertinentes que correspondan para cada actividad.

·        Utilizar de forma obligatoria y correcta todos los elementos de protección personal básicos y específicos asignados, según lo requiera la actividad a realizar.

Conocimiento y experiencia:
- Título universitario o técnico en administración de Empresas, Administración de Personal o carrera similar (No excluyente).

• 2 años o más en tareas similares a la de Asistente o Supervisor de equipos

• Requiere formación y experiencia en tareas administrativas y gestión de equipos de trabajo.

• Manejo de Office 365 avanzado.

• Licencia de conducir clase B.

• Manejo de Inglés avanzado (deseable) y buena capacidad de comunicación escrita y oral.