S037130 - SECRETARIA RECEPCIONISTA - Las Condes-Región Metropolitana de Santiago - S037130

Realiza las labores de secretariado en el piso.

Emite, recibe y distribuye la correspondencia
interna y externa: cartas, notas de envío, Courier, etc. Manteniendo registros
de control de estas en la medida que sea solicitado.

Atención de personas externas que ingresan al
piso, comunicando su arribo y orientándolas sobre la ubicación de oficinas y
personal de la empresa.

Atender y derivar de forma efectiva los
llamados internos y externos que lleguen a la recepción del piso.

Asegurar el stock adecuado de materiales de
oficina: papel para fotocopiadora, tinta, máquinas en general, carpetas,
archivadores, separadores y cuadernos, e informar los problemas de
funcionamiento de los equipos del piso. Esto implica el asegurarse de que cada
piso cuente con los recursos necesarios para operar correctamente.

Mantener actualizada la información de los
trabajadores que componen su piso: número celular, agenda, jefatura, piso de
trabajo, etc.

Administrar de forma uniforme y acorde a los
lineamientos de la empresa toda la información de los archivos de las áreas del
piso para asegurar que se realiza de forma homogénea en todas las áreas.

Mantener el control de las reservas de las
salas del piso y apoyar con la reserva de otras salas en otros pisos.

Realizar la solicitud de viajes, reserva de
hoteles, etc, a Logística.

Apoyar con la realización y respectivo registro
de las llamadas telefónicas efectuadas vía Carrier internacionales, para
quienes no disponen de este servicio autorizado.

Gestionar los requerimientos de taxi y de envío
de encomiendas y/o sobres vía empresa de servicios de encargo.

Coordinación de reuniones internas y externas y
sus requerimientos: verificación de asistentes (si lo solicita el jefe),
equipos, salas, materiales, horarios, etc.

Realizar labores administrativas de fotocopia,
scanner y café para actividades puntuales que requieran de este soporte de
forma excepcional.

Canalizar las situaciones imprevistas de día a
día que ocurran a los respectivos responsables. Para esto, debe contar con los
contactos necesarios en temas como seguridad, servicios generales, sistemas,
entre otros.

Realiza cualquier otra función de índole
similar que su jefatura le encargue.

Estudios de Secretariado Ejecutivo o
equivalente.

Estudios en Secretariado Ejecutivo o
carrera afín.

Buenas relaciones interpersonales.

Adaptabilidad.

Responsabilidad.