Consejos Laborales

Asistente ejecutivo (secretaria): La cara visible e imagen de toda oficina

Por tratarse de la persona que atiende y organiza el quehacer diario del lugar en que se desempeña, debe cumplir con ciertas condiciones personales básicas, como responsabilidad, habilidad comunicaciones, sólida formación valórica y ética.

Una secretaria suele ser la mano derecha del jefe, la que hace favores, recuerda fechas importantes para él y demás miembros de la oficina, se preocupa de la marcha de la misma, de tener todo en orden, de aprovechar bien los recursos y de recibir con una sonrisa a cada uno de los que llegan. ¿Pero qué tan imprescindible es su trabajo? ¿Cómo califican los chilenos su labor?

De acuerdo a cifras de Trabajando.com, 28% de las más de 2 mil personas que respondieron una encuesta sobre el tema calificó con un 10 a su secretaria, lo que evidencia que en general los chilenos están bastante satisfechos con el trabajo de la asistencia de la empresa donde laboran.

Por otra parte, el 45% define su labor como necesaria, 25% como imprescindible, 15% reconoce que es reemplazable y otro 15% la considera útil.

En cuanto a las características que debe reunir una buena profesional, el estudio priorizó, con un 68% de las preferencias de los encuestados, que tenga un buen manejo de las relaciones públicas. Un 15% de ellos opinó que debe tener un buen conocimiento de paquetería de office y/o software de diseño, 9% mencionó la buena presentación y 8% el manejo de uno o más idiomas.

Quienes se desempeñan en este oficio deben tener en cuenta la importancia de su labor al interior de una organización. En síntesis, dicen en Trabajando.com, se trata de la persona que brinda un apoyo incondicional con las tareas, haciendo seguimiento de todos los procesos dentro de la empresa.

En cuanto a los requisitos personales que deben cumplir, destacan la importancia de que se trate de una persona que genere confianza, que sea puntual en sus actividades y funciones, que reciba e informe los asuntos que tengan que ver con el departamento o área correspondiente, que evite hacer comentarios innecesarios sobre cualquier integrante de la organización o área y, algo muy relevante, que tenga una actitud positiva y sea empática a la hora de atender.

A fin de cuentas, tal como lo señala el estudio, “nadie es imprescindible en su lugar de trabajo. El desafío es personal y pasa por ser alguien que se diferencie y aporte en lo propio. Esta es la única manera de lograr ser un capital muy importante en el trabajo”.

En tanto, en la Dirección Académica de Manpower comentan que dada la evolución que ha tenido esta labor, en la actualidad se les llama “asistentes”. Ya no se trata, explican, de una relación jefe-secretaria, sino que es un técnico que cumple funciones para equipos de trabajo integrados por muchos individuos.

En materia de salarios, los ingresos son tan variables como variadas son las instituciones que las contratan.
Es así como una asistente, secretaria, puede recibir entre $300.000 a más de $1.000.000 mensuales. Pero en términos generales, los entrevistados coinciden en un promedio de $500.000 a $600.000 para alguien con unos años de experiencia.

Dónde trabajan
Son personas capacitadas para desempeñarse en empresas u organizacines nacionales e internacionales, públicas o privadas, de servicios, comerciales o productivas que requieren apoyo en el área administrativa, de atención a clientes, organización de eventos, registros contables, manejo de documentación bancaria y otras.

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